Palveluraportit ovat asiakaspalveluedustajien kirjoittamia asiakirjoja tuotteen tai palvelun laadun seuraamiseksi. Johto käyttää näitä raportteja muotoillakseen suunnitelmia tuotteen muuttamiseksi tai palveluprotokollien muokkaamiseksi parempaan asiakaskokemukseen. Tämä on tärkeää, koska tällaiset mukautukset voivat johtaa asiakkaiden parempaan säilyttämiseen ja viittauksiin, mikä puolestaan voi lisätä liiketoiminnan tuloja. Kun kirjoitat palveluraportin, on tärkeää, että esität tietoa, joka on sekä selkeää että arvokasta liiketoiminnan kehittämiselle.
Kirjoita tarvittaessa asiakkaan nimi ja yhteystiedot, mukaan lukien hänen sähköpostiosoitteensa.
Ilmoita tuotekeskeisten palveluraporttien merkki, mallinumero, sarjanumero, ostopäivä ja asiakkaan puhelun tai vierailun aika. Anna palvelun nimi ja palvelun kuvaus merkin, mallin ja sarjan tietojen sijasta, jos palveluraportissa käsitellään vain palvelua.
Kuvaile ongelma ja huomioi kaikki asiakkaan kommentit tuotteesta tai palvelusta. Määritä, onko ongelma toistunut.
Luettele erityiset palvelut tai tuotteet, jotka on annettu tai annettu asiakkaan valituksen korjaamiseksi. Jos esimerkiksi liiketoimintasi käsittelee tietokoneita ja ohjelmistoja, voit kirjoittaa "Ran-levyn tarkistukset, jos haluat löytää huonoja asemasektoreita", jos asiakas epäilee, että hänen kiintolevynsä epäonnistui.
Luettele ongelman syy, mukaan lukien henkilöstön ongelmat. Ilmoita tarvittaessa, mitkä osat olivat viallisia.
Kirjoita kohta, johon sisällytät mahdolliset huomautukset tai huomautukset, jotka saattavat auttaa välttämään tai käsittelemään vastaavia valituksia tulevaisuudessa. Voit esimerkiksi huomata, että valitus toimitettiin tietylle tiimille, mikä ongelma näyttää osoittavan suuremmassa mittakaavassa yritykselle tai että erityinen työkalu on tarpeen ongelman korjaamiseksi pitkällä aikavälillä.
Anna asiakkaan tyytyväisyyden perusarvio yrityksesi määrittämien ohjeiden avulla (esim. 10 on täysin tyydyttävä).
Allekirjoita ja päivitä raportti.
vinkkejä
-
Monet sivustot tarjoavat malleja palveluraportteille, joissa on osiot tässä ilmoitetuille tiedoille. Tällaisen mallin käyttäminen tai oman mallin luominen johtaa entistä johdonmukaisempaan tietojen keräämiseen useilta asiakaspalveluedustajilta.
Pidä raporttisi sanamuoto mahdollisimman tiivis. Vältä "I" -kielen käyttöä. Epätäydelliset lauseet, joissa aihe ymmärretään ja jotka alkavat verbeillä, ovat hyväksyttäviä (esim. "Edellyttäen, että osa"), kuten luodit. Asiakasraporttien tulisi olla erittäin nopeasti luettavia ja luotettavia, sillä edustaja voi joutua valmistelemaan kymmeniä päivässä.
Muista ilmoittaa puhelun tai vierailun käsittelevän edustajan nimi, vaikka se olisikin.
