Kun organisaatiot tai valtion virastot, kuten kaupungit ja maakunnat tarvitsevat tavaroita tai palveluja, he haluavat saada parhaan mahdollisen tarjouksen. Jotta saat parhaan tarjouksen, he antavat tarjouspyyntöasiakirjoja, joita kutsutaan ehdotuspyynnöiksi (RFP), tarjouspyyntöjä (RFQ) tai tarjouspyyntöjä (RFB). Nämä oikeudelliset asiakirjat kutsuvat yrityksiä tekemään tarjouksen pyydettyjen tavaroiden tai palvelujen toimittamisesta. Kun näitä materiaaleja tarvitaan nopeasti, tarjoukset voidaan hyväksyä vain muutaman päivän ajan. Jos näin on, organisaatiot tai julkisyhteisöt voivat pyytää tarjoajia täyttämään ja kääntämään hintatarjouksen täydellisen tarjouksen sijasta, joka voi olla monta sivua pitkä.
Kirjoita tarjouksen numero ruutuun tai riville, jonka otsikkona on "Tarjouksen numero". Tämä ilmoittaa järjestölle tai julkisyhteisölle, joka pyytää tarjouksia, tarkasti, mitä hanketta olet tekemässä. Sisällytä päivämäärä, jona olet täyttänyt tarjouksen numeron ruutuun tai riviin, jonka otsikko on "Päivämäärä".
Kirjoita tarjouksen otsikko ruutuun tai riviin, jonka otsikkona on "Projektin nimi" tai "Otsikko". Tämä löytyy tarjouspyyntöasiakirjojen etusivulta. Kirjoita projektin sijainti ruutuun tai kohtaan "Sijainti". Jos tarjoat tarjouksen tuotteille, sijainti on, missä toimitat tuotteet.
Sisällytä yrityksen tiedot. On laatikoita tai rivejä, joilla voit kirjoittaa yrityksen nimen, puhelinnumeron, osoitteen ja työntekijän nimen, joka kirjoittaa ja hyväksyy tarjouksen.
Kirjoita haluamasi työn tyyppi ruutuun tai riviin, jonka nimi on "Työtyyppi". Jos esimerkiksi tarjoat rakennushallintapalveluita, kirjoita "Rakennuksen hallinta".
Kirjoita, mitä aiot antaa organisaatiolle tai valtion virastolle "Sisällytä" -osiossa. Kirjoita jokaiselle tarjotulle palvelulle tai tuotteelle maksettava summa "Tarjousmäärä" -osiossa "Työ mukaan lukien" -osion oikealla puolella. "Tarjousmäärä" -sarakkeessa yhteensä "Kokonaishinta" -ruutuun tai riviin.
Täytä "Lisäosien vahvistaminen" -osio. Organisaatio tai julkisyhteisöt antavat lisäyksiä, jos ostotodistuksissa on muutoksia. Sisällytä tämän osion lisäysnumero ja julkaisupäivä. Nämä tiedot löytyvät yksittäisestä lisäyksestä. Ei ole aina annettu lisäyksiä; jätä tämä kohta tyhjäksi, jos lisäyksiä ei ole.
