Jos sinulla on huolta työstäsi, saatat joutua nostamaan nämä ongelmat pomosi kanssa jossain vaiheessa. Asioiden ilmoittaminen kirjeen avulla antaa pomollesi ymmärtää selkeästi, mitä sinuun liittyy, jättämättä tilaa väärinkäsitykseen, koska kaikki ajatuksesi ja ajatuksesi ovat selkeästi ilmaistuina. Voit kirjoittaa pomollesi huolestuttavan kirjeen noudattamalla tiettyjä ohjeita varmistaaksesi, että huolenaiheet on asetettu ammattimaisesti.
Keskeiset pääongelmat
Selitä kirjeen ensimmäisessä kohdassa, miksi otat yhteyttä pomosi kanssa. Ilmoita lukijalle kahdella ensimmäisellä virkkeellä, että sinulla on huolta työstä ja seurata suoraa kohtaa koskevaa selitystä siitä, mikä häiritsee sinua. Tässä osiossa kerrotaan tärkeimmistä tai sateenvarjo-aiheista.
Huolenaiheita koskevat esimerkit:
”Hei, herra Smith. Kirjoitan teille, koska minulla on useita hämmentäviä huolenaiheita, jotka koskevat jakoani osoitettua maisemointityötä. Olen havainnut koko ajan huomannut, että työntekijät näyttävät myöhässä, liian väsyneinä ja käyttävät koneita ammattimaisesti. ”
Anna erityisiä esimerkkejä
Kun kirjeen yleinen tarkoitus on selitetty, syvennä tilanteeseen antamalla lukijalle erityisiä esimerkkejä. Tämä antaa hänelle selkeän käsityksen tilanteesta ja vähentää todennäköisyyttä, että kirjeesi jää huomaamatta.
Huolenaihe:
”Jason S. Masters saapui työmaalle klo 10.45, mikä on 1,5 tuntia aikataulun mukaisen saapumisaikansa jälkeen. Saapuessaan hän näytti olevan liian väsynyt ja alkoi käyttää koneita ilman standardoitua turvatarkastusta. Myöhemmin iltapäivällä huomasin useita työntekijöitä, jotka työskentelivät raskaiden koneiden kanssa ilman kypärää tai turvaohjeita.
Vältä emotionaalisia lausuntoja
Kirjeenvaihtoprosessin aikana ei tule liian tunteelliseksi, koska tämä pyrkii vähentämään kirjeen ammattimaisuutta ja legitiimiyttä. Varmista, että kaikki lausunnot ovat tosiasiallisesti perustuvia ja vapaita emotionaalisista merkityksistä. Tämän kirjeen tavoitteena on antaa pomollesi tarvittavat tiedot, jotta voidaan kuvata tarkat huolenaiheet, jotta hän voi ryhtyä toimiin, jos hän katsoo sen tarpeelliseksi.
Ehdota parannuksia
Tee kirjeen lopussa ehdotuksia huolenaiheistasi. Varmista, että nämä ehdotukset säilyvät, eikä vaatimuksia. Ennen ehdotusta, käytä lausekkeita, kuten "Luuletko, että se olisi paras …" tai "Ehkä se on hyödyllinen …." Käytä tämän kirjeen osaa esittelemäsi ideoita, mutta seuraa tätä osiota pyytäen kokousta keskustelemaan edelleen huolenaiheistasi ja vaihtamaan ajatuksia ongelmien korjaamiseksi.
