Jos aiot aloittaa yrityksen, sinun on annettava ajatus toimiston perustamisesta, josta voit suunnitella ja hallita kyseistä liiketoimintaa. Tietokoneista kopiokoneisiin modernit toimistot vaativat useita erilaisia laitteita, huonekaluja ja tarvikkeita toimiakseen tehokkaasti. Toimistolaitteet kuuluvat muutamiin luokkiin toimistonsa mukaan.
Mikä on toimistolaitteet?
Termi ”toimistolaitteet” sisältää kaikki pitkän aikavälin hyödykkeet, joita käytetään hallinnollisiin tai toimistoihin liittyviin tehtäviin. Luokka on siis hyvin laaja. Itse asiassa kirjanpito- ja verotustarkoituksessa on usein helpompi pohtia, mitä on suljettu pois toimistolaitteista. Erityisesti toimistotarvikkeet ja toimistokalusteet luokitellaan ja seurataan tyypillisesti erillään toimistolaitteista. Toimistotarvikkeet sisältävät materiaaleja, jotka tavallisesti odottavat kuluttavan ja korvaavan säännöllisesti. Esimerkkejä ovat esimerkiksi kirjelomakkeet ja muut paperitavarat, käyntikortit ja vastaavat. Työpöydät, työtuolit, vieras- tai asiakaspaikat, pöydät ja muut huonekalut sisältyvät toimistokalusteiden luokkaan.
Tietokonelaitteisto
Nykyaikaiset toimistot sijoittavat huomattavasti tietokonelaitteisiin, koska pysyminen yhdistettynä sekä sisäisesti että maailmaan on tavallisesti kriittinen tarve. Useimmat toimistot tarvitsevat useita pöytä- ja kannettavia tietokoneita sekä tulostimia, jotta voidaan luoda kopioita kirjoista, sopimuksista ja muista asiakirjoista. Toimistot saattavat myös joutua kääntämään asiakirjojen kopiot digitaalisiksi tiedostoiksi. Tällaisiin tehtäviin tarvitaan skannerit ja kaapelit, joilla laite voidaan liittää tietokoneeseen. Digitaalikamerat, esitysten projektorit ja kuvien tulostimet voivat myös olla tarpeen.
Viestintälaitteet
Liiketoimintamahdollisuudet riippuvat suuresti niiden kyvystä kommunikoida muiden toimialojen muiden yksiköiden tai toimipaikkojen kanssa sekä muiden yritysten, asiakkaiden ja myyjien kanssa. Puhelimet auttavat myös yhdistämään toimistotyöntekijöitä toisiinsa sisäisesti, mikä auttaa tuottavuutta parantamalla lyhentämällä kävelyaikaa pikaviestien välittämiseen. Interoffice-viestintä auttaa myös edistämään ammattimaisempaa kuvaa toimistokäyttäjille.
Vaikka faksilaitteita käytetään vähemmän liike-elämän toimistoissa kuin aikaisemmin, jotkin yritykset vaativat edelleen niiden käyttöä kopioitavien asiakirjojen lähettämiseen, joita ei voi skannata. Tämä on yleisempää toimistoissa, joissa käsitellään turvallisia, arkaluonteisia tai luottamuksellisia paperitietoja, kuten asianajotoimistoja ja lääketieteellisiä toimistoja.
Jos toimisto tarvitsee huomattavan määrän asiakirjojen valmistelua, erityisesti kirjeenvaihtoa, voi olla järkevää investoida sanelulaitteisiin, jotta hallinnollisten avustajien olisi helpompi käsitellä ja luoda kirjelomakkeita ja muita sanottuja asiakirjoja. Muita viestintävälineitä, joita liikeyritys voi tarvita, ovat langattomat puhelimet, puhelinvastaajat, Bluetooth-kuulokkeet, solukkolaitteet tai älypuhelimet, nauhurit, videotallennus- ja näyttölaitteet sekä televisiot tai näyttölaitteet.
Yleiset toimistotarvikkeet
Toimistot voivat vaatia myös muita laitteita. Tiedostokaapit ovat tärkeitä sellaisten asiakirjojen kopioiden ylläpitämiseksi, jotka on säilytettävä tiloissa joko säilytettäviksi tai helpoksi. Samasta syystä tulenkestävä turvallinen varastoi arvoesineitä ja arkaluonteisia alkuperäisiä asiakirjoja.
Jotkin laitteet ovat niin yleisiä, että lähes kaikki toimistot tarvitsevat niitä ja käyttävät niitä säännöllisesti. Esimerkiksi kopiokone auttaa toimistoja luomaan tarvittavat kopiot asiakirjoista, jotka yrityksen on luotava yhteistyökumppaneille ja asiakkaille, kuten kirjeenvaihto ja sopimukset tai sopimukset. Paperin silppurit ovat myös välttämättömiä arkaluonteisten, luottamuksellisten tai muuten luottamuksellisten tietojen asianmukaiselle hävittämiselle turvallisella tavalla.
Toimistot saattavat tarvita myös muita yleisiä laitteita, kuten postimittareita, jotka käsittelevät lähteviä postia, tarrojen valmistaja varastointitarpeisiin ja valkotaulut suunnitteluun ja strategiaistuntoihin.
