Neuvottelupuhelut tarjoavat kätevän ratkaisun, jolla voit saada tiimisi yhteen keskustelemaan projektista, saamaan päivitettyjä tietoja ja saada konsensusta. Monet yritykset ovat sopineet konferenssipalveluyrityksistä, ja nämä yritykset voivat tarjota omia puhelinnumeroita ja pääsykoodeja henkilöstölle sekä web-apuohjelman, joka aikatauluttaa ja ilmoittaa puhelinkokouksia. Määritetyn puhelinkonferenssin numero tarjoaa joustavuutta neuvottelupuhelujen pitämiseen milloin tahansa, ja kokousilmoitukset voidaan lähettää sähköpostitse osallistujille. Pienyrityksille tarkoitetut budjetit tai ilmaiset neuvottelupuhelupalvelut antavat puhelinkonferenssin numeron aikataulun aikaan, joten kokouksen aikatauluttaminen vaatii pienen suunnittelun.
Dedikoitu neuvottelulinja
Avaa uusi sähköpostiviesti tai kokouspyyntö (jos sähköpostiohjelmassasi on tämä ominaisuus, kuten Microsoft Outlook). Kirjoita osallistujien sähköpostiosoitteet osioon "Vastaanottaja" tai "Osallistujat". Kirjoita kokouksen aihe "Aihe" -riville.
Kirjoita seuraavat tiedot sähköpostiviestin runkoon tai käytä kokouksen pyynnön automaattisia kenttiä: Kokouksen päivämäärä Kokouspäivän aloitusaika (sisältää aikavyöhykkeen) Kokouksen päättymisaika (sisältää aikavyöhykkeen) Soitonumero (oma puhelinnumero)) Konferenssin koodi (jos mahdollista, osallistujille, jotka voivat käyttää konferenssia)
Avaa kokouspyyntöaikataulun osio ja käytä kunkin osanottajan vieressä olevaa avattavaa valikkoa määrittelemään, ovatko ne pakollisia tai valinnaisia osallistujia (useimmissa ohjelmissa on osallistujia, jotka eivät ole tarpeen mukaan). Jos aikataulut ovat saatavilla verkossa, tarkista, että haluamasi osanottajat ovat käytettävissä halutun ajan ja päivämäärän aikana.
Liitä esityslista tai kokousmateriaalit napsauttamalla sähköpostin työkalurivin "Liite" -painiketta. Jos haluat, kirjoita viesti sähköpostiviestin kehoon konferenssipuhelun tietojen jälkeen. Lähetä kokousilmoitus napsauttamalla Lähetä-painiketta.
Neuvottelupuhelun aikataulu Web-apuohjelman avulla
Kirjaudu sisään konferenssipalvelun tilillesi, kuten Premiere Conferencing, Go to Meeting tai Free Conference.
Napsauta "Aikataulukonferenssi" -vaihtoehtoa. Valitse kokouksen päivämäärä, aloitusaika ja lopetusaika (tai kesto) ja odotettavissa oleva osallistujien määrä. Kirjoita kokouksen aihe "Aihe" -kenttään. Valitse neuvottelupuhelun tyyppi napsauttamalla "Maksuton konferenssi" tai "Suoravalintakonferenssi" -vaihtoehtoa.
Tarkista tietojen oikeellisuus ja napsauta "Aikataulu" -painiketta. Tulosta neuvottelupuhelujen yksityiskohdat tai tallenna tiedot tietokoneeseen.
Napsauta vaihtoehtoa, jos haluat lähettää sähköpostiosoitteesi osallistujillesi. Kirjoita osallistujien nimet ja sähköpostiosoitteet vastaaviin kenttiin. Klikkaa "Lähetä" -painiketta, jos haluat lähettää ilmoituksen osallistujille, joilla on sisäänkirjautumisohjeet ja vahvistus sähköpostiosoitteeseesi.
vinkkejä
-
Pyydä osallistujia varmistamaan, että he ovat liittymässä neuvottelupuheluun - he voivat vastata palautettavasti sähköpostiviestiin tai klikata "Hyväksy" -painiketta kokouksen pyyntöilmoituksessa. Lähetä muistutusviesti ja kaikki lisätiedot kokousta edeltävänä päivänä. Kun ajoit neuvottelupuhelun web-työkalun avulla, pidennä kestoa tai lopetusaikaa ja varatkaa yksi tai kaksi osallistujaa suunnitellusti, jotta saat itsellesi joustavuuden. Konferenssipalvelu veloittaa yleensä vain osallistujien lukumäärän ja käytettyjen minuuttien määrän.
Varoitus
Vältä sekaannusta tarkistamalla kokouksen tiedot ennen ilmoituksen lähettämistä. Jotkin sähköpostisovellukset kirjaavat kaikki kalenterin kokouspyynnöt ja ristiriitaiset tai päivitetyt kokoukset (eivät korvaa vanhentunutta tapaamista).
