Vaikka monet ihmiset ajattelevat häätlahjoja tai vauvan lahjoja, kun he ajattelevat kiitosviittejä, on monia muita tilaisuuksia, kun kiitosviestit ovat sopivia. Kun saat lahjan työnantajalta, liikekumppanilta tai asiakkaalta, etiketti sanoo, että sinun pitäisi lähettää kiitosilmoitus. Se ei ole vain mukava idea, mutta se voi myös auttaa luomaan suhdetta antajaan.
Tyyppi
Vaikka sähköpostiviestistä on tullut kätevä ja jopa suosituin viestintätapa monissa tapauksissa, vältä kiitosviestien lähettämistä sähköpostitse. Sähköpostilla on epämuodollinen tunnelma, ja kiitosilmoitus voi näyttää katkenneelta eikä täysin ajatella. Sen sijaan kirjoita kiitosilmoitus liikekirjeeseen ja lähetä se kirjekuoressa, jossa on yrityksen logo. Vaikka haluat, että muistiinpano pysyy ammatillisena, on parasta kirjoittaa se käsin sen sijaan, että kirjoitat sen, jotta muistiinpano olisi henkilökohtainen.
Tervehdys
Valitse muistiinpanon tervehdys sen mukaan, miten tavallisesti tervehdit vastaanottajan. Jos esimerkiksi kollega antoi sinulle lahjan ja tavallisesti viittaat hänelle hänen etunimellään, voit vapaasti aloittaa kiitosilmoituksen "Hyvä Bob." Käytä virallisempaa tervehdystä, kuten "Hyvä Dr. Jones", joku, jonka kanssa sinulla on muodollisempi liikesuhde.
Huomautus
Aloita muistiinpanosi yksinkertaisesti kiittämällä henkilöä lahjasta, jonka hän antoi sinulle. Lisää rivi siitä, miten käytät lahjaa. Esimerkiksi: "Vaimoni ja minä nautimme punaviiniä ja saimme mielellämme lisätä pullon kokoelmaamme." Näin tunnustat lahjan ja näytätte, kuinka paljon arvostat sitä erityisesti.
Lopeta kiitosviesti rivillä, joka koskee liikesuhteita henkilön kanssa. Sano esimerkiksi jotain "Odotan innolla, että voin työskennellä kanssasi toisessa projektissa hyvin pian." Huomautus ei ole tarpeeksi pitkä. Muutama lause toimii hienosti. Lopeta huomautus lauseella, kuten "kiitos uudelleen" tai "vilpittömästi".
Aikaikkuna
Merkinnän lähettämisen aikataulu on myös tärkeä. Jos annat aikaa liukua pois, viestin lähettäminen tulee hankalaksi, ja henkilö, joka antoi sinulle lahjan, voisi ajatella, että olet unohtanut tehdä niin. On parasta lähettää kiitos huomion mahdollisimman pian sen jälkeen, kun olet saanut nykyisen. Jos et voi lähettää muistiinpanoa päivän kuluessa, yritä saada se postitse kahden viikon kuluessa.
