Jotta viestintä tapahtuisi, kuuntelijan on ymmärrettävä, mitä lähettäjä tarkoittaa - prosessi, joka on helpompi sanoa kuin tehty. Tietoliikennettä häiritsevät useat ongelmat, kuten sanojen väärinkäyttö ja ei-sanalliset viestit, kuten äänen sävy ja kasvojen ilme.
Monimutkainen, monikerroksinen, dynaaminen viestintäprosessi voi olla tehokasta merkityksen välittämisessä, jos lähettäjä tunnistaa viestinnän lukuisat esteet ja ryhtyy toimiin niiden voittamiseksi. Lähettäjän on esimerkiksi ymmärrettävä, että kuuntelijan sanoman tulkinta riippuu hänen henkilökohtaisesta viitekehyksestään.
Tunnista perspektiivi
Kuuntelijat näkevät kaikki keskustelunsa henkilökohtainen viitekehys, joka sisältää heidän painopistealueensa, henkilökohtaiset ja kulttuuriset arvot sekä koulutus-, ammatti- ja perheen taustat. Kaiuttimen on voitava tunnistaa tämä ja luoda viesti, että vastaanotin voi tulkita tehokkaasti.
Vältä yleisön stereotypiaa
On tarpeen tarkastella kuuntelijan todellista viitekehystä sen sijaan, että olet sitä mieltä, että se perustuu hänen stereotyyppiinsä. Jokaisen henkilön viitekehys on ainutlaatuinen. Näin ollen olettaen, että kuuntelija heijastaa yhteistä stereotyyppiä hänen ikänsä, sukupuolensa tai kulttuurinsa vuoksi, ei ole tarkoituksenmukaista ja ongelmallista.
Ole tietoinen siitä, että kuuntelijat voivat saada toisen viestin
Kun kuulija kuulee viestin, joka ei vastaa hänen henkilökohtaisia vakaumuksiaan ja oletuksiaan, hänellä on vaikeuksia ymmärtää sitä tai ryhtyä toimiin vastauksena siihen. Siksi on tärkeää, että puhuja toista viesti usein ja vaihda se tarvittaessa uudelleen.
Muodosta suhde ja viesti sitten
Jos kuuntelija ei tunne puhujaa tai hänellä ei ole luottamusta valtakirjoihinsa tai asiantuntemukseensa, kuuntelija jättää todennäköisesti viestin huomiotta tai minimoi viestin voimassaolon todennäköisyyden. Puhujan on hyvä ajatus yrittää muodostaa suhde kuuntelijaan ennen kuin hän yrittää suostutella kuuntelijaa ryhtymään toimiin.
Hyväksy, että Jargon voi olla kielteinen
Ihmiset, jotka eivät tunne tai eivät käytä tiettyjä ehtoja, voivat harkita näiden termien käyttöä loukkaavia tai uskoa, että puhuja yrittää olla harhaanjohtava. Käytä ammattikieltä vain silloin, kun olet varma, että kuuntelija ymmärtää sen hyvin. Muussa tapauksessa rajoita puheesi lyhyt ja selkeä kieli.
Aika viestisi asianmukaisesti
Varmistaaksesi, että sinulla on kuuntelijan huomio, välitä viestisi, kun on vähän todennäköisyyttä, että muut häiriöt keskeyttävät hänen huomionsa. Varmista, että hän kiinnittää huomiota maksimoida mahdollisuus, että hän säilyttää tiedot.
Harjoittele koko julkistamista
Yleisö voi olla tietoinen siitä, että puhuja pidättää tiettyjä tietoja, jotta he eivät voi käsitellä sen jakamisen mahdollisia kielteisiä vaikutuksia. Tehdään usein riittämättömäksi, että tietojen pidättäminen tuhoaa luottamuksen ja vahingoittavat suhteet. On parasta puhua rehellisesti ja välittää kaikki huonot uutiset suoraan ja yhtenäisesti kaikille kuuntelijoille riippumatta heidän roolistaan organisaatiossa.
