Kuluttajien luottamus on järkyttynyt aina kun on olemassa skandaali. Tapahtumien vuoksi, jotka vaihtelivat vuoden 2008 pankkien pelastamisesta uusimpiin Wells Fargo -tilin petoksiin, kuluttajien on vakuutettava, että ne yritykset, joita he työskentelevät, ovat rehellisiä ja ylimpiä. Tilintarkastus on tehokas työkalu yrityksen sidosryhmien vakuuttamiseksi. Sen avulla he tietävät, että yrityksesi noudattaa asianmukaisia tilinpäätösstandardeja.
Vaikka on luonnollista huolehtia, jos yritystäsi tarkastetaan tai suoritetaan tarkastus, se on tilaisuus tarkastella kirjanpitokäytäntöjäsi ja löytää parannettavia alueita. Kun tilintarkastuksesi on suoritettu, tilintarkastaja tarkastelee havaintojaan. Jos suoritat sisäisen tarkastuksen, sinun tulee ilmoittaa havainnoistasi samalla tavalla. Tyypillisesti tilintarkastajat jakavat tarkastustuloksensa standardoidussa kirjallisessa muodossa, jota voit tarkastella ja toteuttaa.
Mikä on tarkastus?
Tarkastus on objektiivinen arvio yrityksesi taloudellisista käytännöistä. Tyypillisesti se sisältää tilinpäätöksen ja muiden taloudellisten asiakirjojen tarkistamisen lisensoidun kirjanpitäjän toimesta. Tilintarkastaja vertaa liiketoimintasi tilinpäätöksiä kirjanpitokirjoihin ja varmistaa, että kaikki on oikein. Joidenkin organisaatioiden, kuten voittoa tavoittelemattomien yritysten ja julkisesti noteerattujen yhtiöiden, on säännöllisesti suoritettava kolmannen osapuolen tarkastuksia sen varmistamiseksi, että ne käyttävät kuluttajille niille uskottuja varoja vastuullisella tavalla.
Mitkä ovat erilaiset tarkastustyypit?
Tarkastuksia on kaksi: sisäinen ja ulkoinen. Sisäinen tarkastus on oma liiketoimintasi tarkastus. Sinä tai yrityksesi nimität henkilön, joka on perehtynyt kirjanpitokäytäntöihin ja perehtynyt kirjanpitoon ja tilinpäätökseen ja varmistaa, että kaikki on linjassa. Sisäisen tarkastuksen tuloksista raportoidaan sitten yrityksesi päätöksentekijöille, joihin voi kuulua esimiehiä, hallitusta tai muita sidosryhmiä.
Sisäinen tarkastus antaa sinulle ja yrityksellesi mahdollisuuden tunnistaa ja hallita riskejä ja varmistaa, että yrityksesi toimintatapoja noudatetaan. Voit suorittaa sisäisiä tarkastuksia säännöllisesti tai jatkuvasti. Sisäiset tarkastukset ovat joustavampia kuin ulkoiset tarkastukset ja ne voivat sisältää tiettyjä osastoja ja yrityksesi suurempia tavoitteita.
Ulkopuoliset tarkastukset suorittaa kolmas osapuoli, joka ei ole yhteydessä liiketoimintaan. Niitä voivat johtaa tai valvoa sääntelyorganisaatiot, kuten julkisten yhtiöiden kirjanpitovalvontalautakunta. PCAOB asettaa julkisesti noteerattujen yritysten ja välittäjien tilintarkastusstandardit. Nämä ulkoiset tarkastukset raportoivat tilintarkastustuloksistaan julkisesti.
Ulkoisia tarkastuksia on useita, mukaan lukien vaatimustenmukaisuustarkastukset, operatiiviset tarkastukset ja tilinpäätöstarkastukset. Vaatimustenmukaisuuden tarkastukset varmistavat, että yrityksesi noudattaa kaikkia sääntelyvaatimuksia. Operatiiviset tarkastukset tarkastelevat organisaation suorituskykyä ja antavat suosituksia parannuksista. Tilinpäätöstarkastuksia kutsutaan myös todentamisauditoiksi, ja tämäntyyppisessä tarkastuksessa tilintarkastaja tarkastaa yrityksesi tilinpäätökset ja kirjanpitotoimet.
Mitkä ovat tarkastuksen vaiheet?
Jos harkitset yrityksesi sisäistä tai ulkoista tarkastusta, on tärkeää tietää askelet. Perusteellinen tarkastus on aikaa vievää, mutta siitä johtuva mielenrauhan arvo on aika sitoutunut. Mitkä ovat auditoinnin vaiheet? Yleensä tarkastus sisältää suunnittelun, todisteiden keräämisen ja kertomuksen antamisen tarkastustulosten kanssa.
Suunnitteluvaiheessa selvität tarkastuksen laajuuden ja kuinka kauan tarkastus kestää. Voit myös järjestää tarvittavat kokoukset tai käyntien paikan päällä, jotta tilintarkastaja voi tarkistaa menettelyt. Seuraava vaihe on todisteiden kerääminen. Todisteiden kerääminen sisältää kirjanpitokäytäntöjemme ja menettelytapojen noudattamisen, yrityksen valvontamenettelyjen testaamisen sekä tilinpäätösten ja selvitysten hankinnan ja tarkistamisen. Tilintarkastaja analysoi ja tarkastaa todisteet seuraavan vaiheen valmistelemiseksi.
Viimeisessä vaiheessa tilintarkastaja laatii raportin tarkastustuloksista, joita kutsutaan joskus tilintarkastuskertomukseksi. Tilintarkastaja esittää raportin tarvittaville sidosryhmille ja voi myös julkaista tulokset julkisesti riippuen tarkastuksen tyypistä ja laajuudesta.
Miten raportoidaan tarkastustulokset
Jos suoritat sisäisen tarkastuksen, saatat ihmetellä, miten tilintarkastustulokset raportoidaan. Yleensä sisäiset ja ulkoiset tarkastustulokset raportoidaan kirjallisesti sekä toimitetaan suullisesti sidosryhmille.
Ulkoisten ja sisäisten tarkastusten osalta on olemassa yleinen rakenne, jota useimmat kirjalliset raportit seuraavat. Vaatimustenmukaisuuden tarkastusten osalta valvontaviranomaisella voi olla erityisvaatimuksia siitä, mitä kirjalliseen raporttiin on sisällytettävä. Kirjallinen tarkastuskertomus olisi kirjoitettava lyhyesti ja siten, että lukija ymmärtää sen helposti. Siinä olisi myös oltava todisteita tarkastustuloksista.
Yleensä tarkastuskertomuksessa on kolme osaa: johdanto, osa, jossa kuvataan tarkastuksen laajuus ja tilintarkastajan lausunto, jossa kuvataan tarkastuksen havainnot. Johdanto kertoo tilintarkastajan velvollisuudet ja yrityksesi vastuualueet tarkastuksessa. Se sisältää tyypillisesti myös tilintarkastajan tai tilintarkastajien nimet ja tarkastuksen päivämäärät.
Laajuusosassa kuvataan tarkastusprosessia. Siinä mainitaan tarkastetut alueet, jotka suorittivat tarkastuksen ja milloin ja mitkä perusteet käytettiin tarkastuksen suorittamiseen. Jos kyseessä on esimerkiksi ulkoinen tarkastus, siinä ilmoitettaisiin, mitä hallintoelimen standardeja käytettiin tarkastuksen tulosten mittaamiseen. Sisäisen tarkastuksen osalta se viittaisi käytettäviin yrityksen standardeihin ja politiikkoihin. Laajuusosassa kuvataan myös, mitä tilintarkastaja teki. Tilintarkastaja sisällyttää siihen, mitä tilinpäätöksiä hän tarkistaa ja mitä testejä hän suoritti.
Tilintarkastajan lausunto on raportin viimeinen osa. Tällöin tilintarkastaja ilmoittaa, mitä hän löysi ja onko yrityksesi tarkastuksen kriteerien mukainen. Tarkastuksen tyypistä riippuen tilintarkastaja voi myös antaa suosituksia tarkastuksen aikana havaittujen ongelmien parantamiseksi tai ratkaisemiseksi.
Raportin kirjoittamisen jälkeen tilintarkastaja esittää tyypillisesti havaintojaan yrityksen sidosryhmille. Esimerkiksi suuressa voittoa tavoittelemattomassa organisaatiossa hän esitteli havaintojaan tilintarkastusvaliokunnalle, joka valvoo tilintarkastusprosessia. Valiokunta käsittelee tilintarkastuksen havaintoja tilintarkastajan kanssa ja kysy tarkempia kysymyksiä ennen kuin ne esittävät tarkastuskertomuksen hallitukselle.
Jos suoritat sisäisen tarkastuksen, paras tapa tarkastustulosten ja suositusten kirjoittamiseen on selvittää, mitä teit, kun teit sen ja mitä löysit. Raportin ei tarvitse olla pitkä. Sen täytyy olla selkeä ja pakottava, jotta yrityksesi johtajat ja johtajat ryhtyvät toimiin tulosten perusteella, varsinkin jos löydät alueita, jotka tarvitsevat parannuksia.
Mitkä ovat eri tarkastustyypit?
Perusteellinen tarkastus voi paljastaa heikkouksia, joita on parannettava. Pahimmassa tapauksessa se voi paljastaa petoksia tai huonoa hallintoa, josta sinun on ilmoitettava asianmukaisesti viranomaisille ja osoitteille. Ulkoiset tarkastukset raportoivat tilintarkastustuloksista tyypillisesti yhtenä seuraavista: ehdoton tai puhdas lausunto, pätevä lausunto, kielteinen lausunto tai lausunnon hylkääminen.
Huomaamaton lausunto on paras tapaus, jos yrityksesi suorittaa ulkoisen tarkastuksen. Se tarkoittaa, että tilintarkastaja pystyi saattamaan tilintarkastuksen päätökseen ja että yrityksesi oli tarkastuksen kriteerien mukainen. Esimerkiksi tilinpäätöksen tarkastuksessa lausumaton lausunto merkitsisi sitä, että lausunnot ovat yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisia.
Pätevä lausunto tarkoittaa, että tarkastuksessa oli kysymys. Tilintarkastajalle ei ehkä ole annettu pääsyä kaikkiin tarvittaviin tietoihin ja asiakirjoihin, tai tilintarkastuksen kohteena olevan alueen hyväksyttyjä standardeja ei ehkä ole noudatettu. Tilinpäätöstarkastuksessa tämä saattaa tarkoittaa sitä, että tilintarkastaja löysi yhden tai useamman alueen, jossa yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita ei noudatettu. Vaikka tämä ei ole ihanteellinen tulos yrityksellesi, se voidaan käsitellä nopeasti ja helposti.
Haittavaikutus on paljon vakavampi. Se osoittaa, että tilintarkastaja löysi tarkastuksen kohteena olevalla alueella virheellisiä tietoja. Tilinpäätöstarkastuksen tapauksessa epäedullinen lausunto tarkoittaa, että tilintarkastaja havaitsi, että yrityksesi tilinpäätös ei sovi yleisesti hyväksyttyihin kirjanpitokäytäntöihin. Tämä tulos on suhteellisen harvinaista, ja sillä voi olla kielteinen vaikutus julkisesti noteerattuihin yrityksiin. Jotkin yritykset ovat nähneet osakkeiden hintojen laskun esimerkiksi epäedullisen lausunnon antamisen jälkeen.
Lausunnon hylkääminen tarkoittaa, että tilintarkastaja ei pystynyt suorittamaan tilintarkastusta. Tämä voi johtua siitä, että tilinpäätökset eivät olleet saatavilla tai että tilintarkastajalle ei annettu täyttä pääsyä tarvittaviin tietoihin. Se voi myös tarkoittaa sitä, että yrityksen johto ei ollut yhteistyössä tilintarkastajan kanssa. Toisinaan se viittaa myös siihen, että tilintarkastajalla oli eturistiriita. Esimerkiksi hän voi olla taloudellisesti kiinnostunut tarkastettavasta yrityksestä.
Vaikka lausunnon hylkääminen ei ole paras skenaario sinulle tai yrityksellesi, se ei ole myöskään pahin. Se tarkoittaa lähinnä sitä, että lausuntoa ei ole ja että tarkastus olisi saatava päätökseen tulevaisuudessa.
Miten reagoida tarkastuksen havaintoihin
Jos yrityksesi on viime aikoina suorittanut sisäisen tai ulkoisen tarkastuksen, on kriittistä vastata tarkastustuloksiin. Ensimmäinen askel on tarkastaa tarkasti tilintarkastuskertomus tilintarkastajien kanssa. Kysy tilintarkastajilta kysymyksiä selvittääkseen havainnot ja heidän kokemuksensa työskennellessäsi yrityksesi kanssa. Voit kysyä, miten henkilöstön jäsenet osallistuivat tilintarkastajien kanssa. Saatat myös kysyä, onko alkuperäiseen tarkastussuunnitelmaan tehty muutoksia tai jos tilintarkastajalla oli vaikeuksia tarkastusprosessin aikana.
Jos tilintarkastaja löysi alueita, jotka tarvitsevat parannuksia, kysy yksityiskohtia. Varmista, että selität ongelman ja mitä asiakirjaa tai testiä on paljastettu. Voit myös kysyä, onko tilintarkastajalla erityisiä suosituksia alueen ratkaisemiseksi.
Vaikka ongelmia ei löydy, voit silti hyödyntää tilintarkastajan tietämystä ja kokemusta. Voit kysyä, miten organisaatiosi on verrattavissa esimerkiksi muihin vastaaviin organisaatioihin. Voit myös pyytää yleisiä suosituksia kirjanpitomenettelyjen tai raportointikäytäntöjen parantamiseksi.
Jos lausunto on kielteinen tai pätevä, kannattaa harkita virallisen ja kirjallisen vastauksen antamista. Saatat joutua vastaamaan kirjallisesti yrityksesi tai tilintarkastusyhteisön valvonnasta riippuen. Vastauksessanne olisi käsiteltävä suoraan raportissa esiin tulleita kysymyksiä ja keskusteltava suunnitelmastasi tarkastusten havainnoissa esiin tulleiden ongelmien ratkaisemiseksi. Sinun tulisi sisällyttää erityisiä, mitattavissa olevia vaiheita parannusta varten ja aikataulua, kun nämä vaiheet valmistuvat. Jos kyseessä on kielteinen lausunto, kannattaa ehkä kuulla asianajajaa ennen vastauksen viimeistelyä tai julkistamista.
Tärkein näkökohta tarkastusten havaintoihin - ja ehkä koko tilintarkastusprosessiin - vastaamisessa on muistaa, että tilintarkastaja ei ole vihollinen. Tilintarkastaja auttaa sinua parantamaan ja varmistamaan, että ylläpidätte kansalaisten luottamusta. Vaikka tarkastuksen suorittaminen voi olla stressaavaa ja pelottavaa prosessia, se voi antaa sinulle ja yrityksellesi mahdollisuuden parantaa. Saatat ehkä löytää tapoja parantaa kirjanpitoprosessiasi, mikä voi lopulta säästää aikaa ja rahaa.
