Yksi osapuoli kirjoittaa toiselle yritykselle kirjeen, jossa kuvataan työn laajuus. Nämä kirjeet ovat yhteisiä urakoitsijoiden, varustamojen ja kiinteistösijoittajien kanssa. Vaikka se ei ole sopimus, se on vakuutus aiemmin käsitellyistä odotuksista ja sopimuksista. Kirjoita epäselvyyksien välttämiseksi selkeä, tiivis kielikirja.
Muodollisen sopimuksen näkökohdat
Yritysasiakirja ei ole sopimus. Sopimukset allekirjoittavat molemmat osapuolet ja ne sisältävät usein vastuuvapauslausekkeita ja paljon laillista ammattikieltä. Vaikka yrityksen kirje ei ole sopimus, se on virallinen sopimus, jolla on oikeudellisesti sitovia seurauksia tuomioistuimessa. Kirjeessä kerrotaan lähettäjän aikomuksesta saada tietoja siitä, miten hanke toteutetaan. Lähettäjä allekirjoittaa kirjeen hyvässä uskossa tietäen, että molemmat osapuolet ovat jo sopineet ehdoista. Vastaanottajat odottavat kirjeen saapumista ja niiden sisältöä ei pitäisi yllättää.
Tyhjennä aikeet
Sitoumuksen kirjeessä todetaan selkeästi lähettäjän aikeet yksinkertaisella kielellä. Aikomukset sisältävät hankkeen alkamisajankohdan, kustannukset ja odotetun keston. Yhteenveto kustannuksista sovittujen ehtojen mukaisesti joko koko projektille tai tunnissa tai päivässä.
Kirjeessä selitetään selkeästi myös tehtävää. Esimerkiksi taidekirjeessä ilmoitetaan, mitä talon osia maalataan, kuten sisäisiä tai ulkoisia, määrittäen käytettävät värit. Kaikki laitteet, kuten rakennustelineet, mainitaan kirjeessä myös lisäkustannuksilla tai odotettavissa olevilla tarpeilla, kuten omaisuuden käyttöoikeudella. Maalari on kirjeen tekijä, joka antaa sen asunnolle ennen työn aloittamista.
Päättymisehdot
Vaikka vain yksi osapuoli on kirjoittanut ja allekirjoittanut sitoumuksen, se perustuu vastavuoroiseen sopimukseen. Siten osapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus. Lopulliset irtisanomisen syyt on lueteltu kirjeessä. Syitä voivat olla laajennetut viivästykset, odottamattomat kustannukset tai muut sopimuksen rikkomukset.
Kuinka muotoilla yritysasiakirjoja
Yrityskirjojen vakiomuotoilutoiminnassa käytetään kaikilla puolilla yhtä suurta marginaalia. Käytä ammattimaisia fontteja, kuten Times New Roman tai Arial, 11 tai 12 pisteen kirjasinkokoon. Käytä lohkon muotoilua kaikilla riveillä, jotka alkavat vasemmasta marginaalista ja jossa on yksi välilyönti tietolohkojen välillä. Ensimmäinen lohko on lähettäjän nimi ja yhteystieto, jota seuraa toinen lohko, joka on kirjeen päivämäärä. Seuraava lohko on vastaanottajan nimi ja yhteystiedot, joita seuraa tervehdys ja sitten tärkeimmät tiedot. Pidä suljettu ammattilainen ja kirjoita kirjain mustalla tai sinisellä musteella.
