Tarjousasiakirja on tarjous tuotteiden tai palveluiden toimittamisesta tai työn suorittamisesta tietyllä hinnalla ja ilmoitetuissa olosuhteissa. Jos toimitat tuotteita muille yrityksille tai julkiselle sektorille, kilpailu muiden yritysten kanssa on yleistä. Tarjousasiakirja on pohjimmiltaan kirje, jossa selitetään, miten vastaat asiakkaan odotuksiin ja miksi olet paras tapa tehdä se. Voit kirjoittaa tarjouksen kirjoittamalla tavoitteet, vahvuudet ja heikkoudet ja tehostamalla profiiliasi asiakkaasi kanssa.
Pyydetyt tiedot
Tarjousasiakirjassa käsitellään useita potentiaalisen asiakkaan odotuksia, jotka alkavat tarjouksen tavoitteesta. Sinun täytyy täsmentää valtakirjasi ja kuvata aiempaa kokemusta. Tapaustutkimus toisen asiakkaan onnistuneesta työstä on yleensä vakuuttava. Selitä, miten annat palvelun tai tuotteen, muotoilemalla yrityksen prosesseja sekä toteuttamiseen tarvittavat inhimilliset ja tekniset resurssit. Anna toimitusten aikajana ja kuvaile, miten hanketta hallitaan. Tunnista riskit tai mahdolliset ongelmat, jotka saattavat hidastaa tai estää toteutusta. Yksityiskohtaiset tiedot hinnoittelurakenteestasi ja jälkihoidosta. Mahdolliset asiakkaat haluavat myös tietää tiiminne taidot ja kokemukset. Lopuksi, kirjoita kansiviesti, jossa esitetään yhteenveto tarjouksen kohdasta ja sen rakenteesta.
Tiimin vastaus
Kun tiedät, mitä tarjouksessa odotetaan, järjestäkää tiimi käsittelemään sen eri osia ja hallitsemaan kirjoitusprosessia. Tietyssä mielessä kirjoitat tiettyä tuotetta tai palvelua varten tiivistetyn liiketoimintasuunnitelman. Selvitä, kuka vastaa tarvittavien tietojen tutkimisesta ja keräämisestä. Joku voi joutua koordinoimaan erilaisia materiaaleja, jotka auttavat sinua tai kirjailijaa laatimaan tarjousasiakirjan. Jos jokin tarjouksesta on epäselvä, puhelimitse tai tavoita asiakas ja kysy kysymyksiä. Yleisesti ottaen asiakkaat haluaisivat muuta kuin tarjota ideoita omaan tarpeeseensa vastaamiseen.
Suunnittele ja kirjoita voittoon
Tietämys tavoista, joilla voit erottaa itsesi kilpailijoista, voi auttaa voittaessasi voittaa tarjousasiakirjan. Aivottele uusia ideoita, jotta voit ratkaista mahdolliset asiakkaan huolet tarjoamistasi tuotteista ja palveluista. Jos hänellä on huolta tuotteen ylläpidosta, etsi ratkaisu, joka koskee tätä huolta. Yleensä asiakkaat haluavat arvoa rahoilleen, joten hinnoittelu ei ole ainoa tekijä siitä, kuka kävelee pois liiketoiminnasta. Selvitä, mitä voit tarjota kilpailijoillesi, kuten palvelun parantamiselle, riskien pienentymiselle, luotettavuudelle tai paremmalle laadulle. Sen lisäksi, että käsitellään sitä, mitä asiakas haluaa, auta hyödyllinen idea.
Koostumusvihjeitä
Huonosti kirjoitettu ja esitelty asiakirja voi estää jopa parhaan tarjouksen. Pidä asiakirja liiketoiminnan kaltaisena, käyttäen lyhyitä lävistyksiä ja kappaleita. Luettelopisteet ja otsikot voivat auttaa dokumentin segmentoimista. Varmista, että kaikki asiakirjan osat, kuten tiimin jäsenten palautukset, on vakioitu. Kirjasimen tulee olla yhdenmukainen koko tarjouksen ajan. Pyydä toimittajaa tarkastelemaan ja tarkistamaan asiakirjaa ja tuomaan sitten oikaisulaite kamppaamaan virheitä ja puutteita. Sisällytä sisällysluettelo, jotta lukija voi siirtyä asiakirjan läpi ja löytää helposti tiettyjä osia.
