Kirjanpidossa on useita rahoitusasiakirjoja, joilla seurataan yrityksen liiketoimintaa ja yleistä taloudellista terveyttä. Pääkirja ja tase ovat kaksi yhtiön kirjanpidon keskeistä asiakirjaa. Vaikka ne sisältävät samankaltaisia tietoja, pääkirja ja tase eivät ole samat. Niiden tarkoitus on erillinen ja tietojen tallennusmenetelmät ovat erilaiset.
Määritelmä
Kaikki tapahtumat lähetetään pääkirjaan päivittäisestä päiväkirjasta käyttämällä debet- ja luottojärjestelmää, joka on paljon samanlainen kuin käytät sekkikirjassa. Se on yrityksesi taloudellisen kirjanpidon ydin, joka seuraa kaikkia tapahtumia yrityksen historian ensimmäisestä päivästä. Tasetta ei kirjata niin paljon kuin pääkirjaa. Se on tilannekuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta varojen ja velkojen suhteen tietyllä hetkellä.
Rakenne
Pääkirjan tilit on ryhmitelty viiteen luokkaan; varat, velat, oma pääoma, tulot ja kulut. Jokaiselle pääkirjan seurattavalle tilille on tyypillisesti erillinen sivu. Tapahtumat kirjataan pääkirjaan, kun ne esiintyvät jokaisella tilillä. Esimerkiksi velkojalle suoritettu maksu kirjataan "kuluiksi" ja samana päivänä, jos asiakas suoritti maksun yhtiölle, se kirjataan "tuloihin". Tase ei ole jaettu eri sivuille. Sen sijaan kunkin luokan kokonaismäärät kirjataan, kun ne ovat kyseisenä ajanjaksona. Esimerkiksi 31.12. Tulojen kokonaismäärä kirjataan ja kulut kirjataan yhteen ja kirjataan. Näin ollen maksut velkojalle A, B ja C laskettaisiin yhteen sen sijaan, että ne kirjataan erikseen.
Tarkoitus
Pääkirjaa käytetään muiden rahoitusasiakirjojen, myös taseen, tietolähteenä. Pääkirjassa seurataan liiketoimia ja pidetään kirjaa kaikista yritykselle tiedoista, jotta muut taloudelliset asiakirjat voidaan koota tarkasti. Epäjohdonmukaisuuksia, kirjanpitovirheitä ja tappioita voidaan seurata pääkirjan kautta. Tase osoittaa, kuka sitä tarkastelee (kuten esimerkiksi velkoja), mitä yritys omistaa ja mitä se velkaa muille osapuolille siitä lähtien, kun se on valmis. Taseita käytetään usein selvittämään, voidaanko yritys saada luottoa tai lainaa. Velkojat, sijoittajat (potentiaaliset ja nykyiset), johto, tavarantoimittajat, asiakkaat, valtion virastot ja ammattiliitot käyttävät tasetta ennustamaan, missä yritys on, tai miten se näyttää taloudellisesti tiellä. Velkojalle tämä on työkalu, jolla voidaan arvioida yrityksen riskiä harkittaessa lainaa. Yhtiön toimitusjohtajan tai toimitusjohtajan osalta tase auttaa määrittämään, onko yrityksellä liikaa varastoja tai onko sen tarvetta lisätä tuloja.
