Johdon kirjanpito on yksi tehokkaimmista työkaluista, joita voit käyttää yrityksessä. Yrityksen ylempi johto ja johtajat käyttävät sitä yleensä auttamaan heitä tekemään strategisia päätöksiä tietyistä osastoista, tuoteryhmistä tai koko liiketoiminnasta. Nämä tilit valmistetaan yleensä kuukausittain, ja ne antavat sinulle tilannekuvan ajantasaisen yrityksen tilasta. Niihin sisältyy keskeisiä suorituskykyindikaattoreita koko organisaatiossa.
Hallinnollisten tilien valmistelussa on yksi suuri salaisuus: tietojen tarkkuus. Kun sinulla on budjetti, joka on ajan tasalla organisaation jokaiselle varrelle ja toiminnalle, tutustu yrityksen historiallisiin tietoihin selvittääkseen, miten nämä tiedot verrataan ennusteisiin ja talousarvioon. Tämä auttaa tekemään kaksi asiaa samanaikaisesti. Toisaalta se auttaa havaitsemaan ei-toivottua suuntausta ennen kuin se menee liian pitkälle ja siitä on lähes mahdotonta hallita. Toisaalta se vahvistaa, onko liiketoiminta yleensä käynnissä sen taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisessa.
Hallintotilien kirjanpidon näkökulma
Ensimmäinen askel on varmistaa, että kirjanpito on ajan tasalla. Kaikki tulot ja ulosvirtaukset on kirjattava asianmukaisesti. Voit tehdä tämän useilla eri tavoilla, kuten tietyllä tuoteryhmällä tai tietyllä osastolla. Voit hankkia taloushallinnon ohjelmiston avulla helpommin prosessin, jos olet pienyritys. Suurempaa liiketoimintaa varten saatat joutua käyttämään yrityksen resurssien suunnittelun ohjelmistoa. Tähän liittyy myös oikea käytäntö, jolla varmistetaan tarkka ja tarkka kirjanpito ja kuukausittainen rahoitusselvitys, joka ohjaa raporttien laatimista. Kunkin osaston olisi laadittava budjetti ja raportoitava jokaiselta kaudelta, joka osoittaa kyseisenä ajanjaksona tapahtuneita rahoitustapahtumia.
Raportit menoista
Kun raportit ovat yhtä tarkkoja kuin mahdollista, koota kaikki raportit liiketoiminnan menoista. Sinun tulisi tarkistaa kaikki osastot kaikkien osastojen tietyn ajanjakson aikana riippumatta siitä, olivatko he luottoa vai eivät. Jokaisella osastolla olisi myös oltava yksityiskohtainen selvitys siitä, miten se käytti rahojaan esimerkiksi velkakirjoihin, toimistotarvikkeisiin, ylläpitoon, bonuksiin ja palkkoihin.
Tulosraportit
Sinun pitäisi myös koota raportteja tuloista, jotka yritys on saanut, mukaan lukien myynti-, sijoitus- ja myyntisaamiset. Kerää tiedot myyntiosastolta, mukaan lukien kunkin tuotteen myynti ja tulot kustakin myyntikanavasta. Käytä saatavien laskentataulukkoa. Sinun on tiedettävä, miten liiketoiminta tuottaa tulojaan ja miten kannattavaa on, että liikevaihto on myynnin avain, sijainti ja itse tuote.
Tuo kaikki yhteen
Kun sinulla on kaikki nämä tiedot, koota se yhteen kattavaan raporttiin, joka kattaa koko liiketoiminnan. Kunkin osaston raportteja tulisi verrata ennusteisiin ja budjeteihin, ja koko organisaatiota koskeva raportti olisi verrattava koko organisaation talousarvioon ja ennusteisiin.
Sinun pitäisi myös verrata menoja ja tuloja koskevia raportteja pankkitietueiden kanssa näiden kahden yhteensovittamiseksi. Tämän tarkoituksena on varmistaa, että raportointi on tarkka. Mikä tahansa johtotilien ristiriita viittaa virheelliseen kirjanpitoon, mikä saattaa joskus merkitä petollista toimintaa.
