Yhdysvaltain ympäristönsuojeluviraston (EPA) asiakirjan "Ohjeita vakiotoimintamenettelyjen laatimiseksi" mukaan "SOP: iden kehittäminen ja käyttö ovat olennainen osa onnistunutta laatujärjestelmää, koska se antaa yksilöille tietoja työn suorittamiseksi." asianmukaisesti ja helpottaa tuotteen tai lopputuloksen laatua ja eheyttä. " SOP-ohjelmien asianmukainen valmistelu on siis keskeinen edellytys yhtenäisten prosessien saavuttamiselle. Seuraamalla muutamia yleisiä vaiheita voit valmistaa SOP-ohjelmia käytettäväksi organisaatiossasi.
Selvitä, mitä menettelyjä tai prosesseja organisaatiossasi vaaditaan, jotta ne voidaan suorittaa johdonmukaisesti ja mitkä henkilöt ovat pätevimpiä siihen liittyvän SOP: n laatimiseen. Tiimi-lähestymistapaa voidaan käyttää sekä tunnistamaan SOP: n tarve että kirjoittamaan SOP.
Määritä numerointijärjestelmä, jolla varmistetaan SOP-asiakirjojen riittävä hallinta. Numerointijärjestelmän olisi oltava riittävän joustava, jotta yksittäisiä SOP-ohjelmia voidaan käyttää mihinkään määrään SOP-arvoja ja mahdollisia tarkistuksia. Pidä itsesi tai määritetyn asiakirjaohjauksen henkilö ylläpitämään päälistaa niin, että ei käytetä päällekkäisiä numeroita.
Kehitä SOP-malli, jota kaikki organisaation SOP-ohjelmat noudattavat tekstinkäsittelyohjelmiston avulla. Hallinnollisia tai ohjelmallisia menettelyjä varten mallissa tulisi olla vähintään otsikko, menettelyt (mukaan lukien tarkoitus, laajuus, yhteenveto, määritelmät, henkilöstön pätevyys, menettely itse, tarkistuslistat ja tietokannan hallinta), laadunvalvonta ja viittaukset. Teknisten tai laboratoriokäytäntöjen osalta mallissa on oltava vähintään kaikki yllä lueteltujen hallinnollisten SOP-kohtien kohdat turvallisuustietojen, varoitusten, häiriöiden, laitteiden ja tarvikkeiden lisäksi toimenpiteiden osassa.
Kirjoita vakiotoimintamenettely, jolla voit kirjoittaa organisaationne standardikäytäntöjä, jotka tunnetaan nimellä "SOP on SOP". Käytä kehitettyä mallia ja esitä odotuksesi siitä, miten kaikki SOP: t tulisi valmistaa, esimerkiksi kuka tunnistaa tarpeen, joka määrittelee numeron, mitä muotoa käyttää ja mitä odotuksia siitä, mitä pitäisi sisällyttää kussakin osiossa.
Valmistele loput SOP-ohjeet SOP: n SOP-ohjeissa esitetyn menetelmän mukaisesti tekemällä pieniä muutoksia valmisteluprosessin parantamiseksi ajan ja laadun perusteella.
vinkkejä
-
Katsokaa niin monta SOP-esimerkkiä kuin voit ennen valmistautumista.
Varoitus
Varmista, että SOP-malli on lopullinen ennen sen antamista. Mahdolliset muutokset tarkoittavat, että sinun on tarkistettava jokainen kyseistä mallia käyttäen kirjoitettu SOP.
