Riippumatta siitä, oletko nimitetty organisaation varainhankintapäälliköksi tai päättänyt toimia itse, onnistuneen varainhankintatapahtuman suunnittelu edellyttää laajaa valmistelua. Mysteeriillallinen tapahtuma on jännittävä vaihtoehto perinteiselle mustan solmioillun illallisrahastolle. Näyttelyryhmä suorittaa salaperäisen pelin, kun vieraat nauttivat aterian. Yleensä näyttelijät vuorovaikutuksessa yleisön kanssa ja kutsuvat heitä yrittämään ratkaista mysteeri. Järjestäjänä olet tyytyväinen siihen, että rahat eivät vain kerää organisaatiollesi rahaa vaan myös isännöi unohtumaton tapahtuma vieraille.
Ota mukaan organisaation muiden ihmisten apu. Keskisuurten ja suurten tapahtumien osalta sinun on todennäköisesti siirrettävä joitakin tehtäviä kaikkien tavoitteiden saavuttamiseksi. Tarvitset ihmisiä, jotka voivat auttaa järjestämään ruokailua, viihdettä ja tapahtuman taloudellisia näkökohtia. Jos sinulla on tarpeeksi vapaaehtoisia, saatat haluta muodostaa eri tehtäviä hoitavia komiteoita.
Aseta varainhankintatavoitteet. Laske, kuinka paljon rahaa haluat nostaa organisaatiolle, ja lisää tapahtuman ylläpitokustannukset. Talousarvioon tulisi sisältyä paikan hinta, mainonta, koristeet, catering-palvelut, näyttelyryhmä ja siivous. Pidä kirjaa kaikista tapahtuman taloudellisista näkökohdista verotuksessa.
Aseta tapahtuman päivämäärä ja aikataulu tapaamiset muiden vapaaehtoisten tai komiteoiden kanssa. Nämä tapaamiset toimivat edistymisen tarkastuksina ja voivat auttaa ehkäisemään ongelmia ja konflikteja suunnitteluprosessin aikana. Keskustele varmuuskopiointisuunnitelmista mahdollisten ongelmien varalta, kuten toimijat, jotka eivät näy.
Varaa paikka. Tilan tulee olla ruokailutila, ruokailutila ja keittiö. Monet yhteisötapahtumat täyttävät nopeasti, joten varaa paikka heti, kun asetat päivämäärän salaiselle illalliselle.
Vuokraa toimiva ryhmiä ja catering-yritys. Tarvitset mysteeriin erikoistunutta ryhmää, jolla on kokemusta mysteeriillallisista tapahtumista. Kun vuokraat ateriapalvelun, etsiä sellaista, joka on erikoistunut varainkeruun illallisiin ja tarjoaa vaihtoehtoja budjetissasi.
Aseta lippujen hinnat tapahtuman ylläpitokustannusten perusteella. Sinun on laskettava pään hinta. Esimerkiksi, jos ateriapalvelun hinta on 10 dollaria per henkilö ja toimivan seuran kustannukset ovat keskimäärin 10 dollaria per henkilö, per pään hinta on noin 20 dollaria. Useimmat organisaatiot asettavat lipun hinnan kaksinkertaiseksi per pään hinta, joten tässä esimerkissä tapahtuman liput olisivat 40 dollaria.
Mainosta tapahtumaa. Määritä verkkosivusto ja ohjaa ihmiset sivustoon saadaksesi lisätietoja kaikista mainosmateriaaleista. Sivustolla on oltava tiedot päivämäärästä, ajasta, sijainnista ja lipun hinnasta sekä tiedot organisaatiostasi ja siitä, miten varoja käytetään.
vinkkejä
-
Halvat mainonta-ajatukset sisältävät sosiaalisen verkostoitumisen sivustoja, lehtisiä ja julisteita. Jotkut sanomalehdet ja radioasemat antavat voittoa tavoittelemattomille järjestöille mahdollisuuden mainostaa tapahtumiaan ilmaiseksi.
