Polttoainevaraston kirjanpito edellyttää toiminnallista tilavuusmittausmenetelmää sekä polttoaineen vastaanottamisessa että antamisessa. Ympäristötekijät voivat aiheuttaa havaitun varastovajeen; esimerkiksi korkeissa lämpötiloissa osa paineistamattomien säiliöiden polttoaineesta voi höyrystyä ja olla siten käytettävissä nestemäärän mittauksessa tai jopa paeta, kun alus avataan manuaalista mittausta varten. Vaihtoehtoisesti kylmä sää voi aiheuttaa nestemäisen polttoaineen tilavuuden supistumista. Varkauden ehkäiseminen, vaikka lukitusmekanismien käyttö on myös tärkeää, jotta polttoaineen tarkka varasto säilyisi.
Kirjaa polttoainetapahtumat kalastuspäiväkirjaan. Yrityksillä, joilla on useita toimipaikkoja, olisi oltava jokaisen annostelupaikan kalastuspäiväkirja, jota sivuston hallinnollinen henkilökunta päivittää säännöllisesti. Yrityksen kuljettajien tulisi pitää henkilökohtainen polttoainetapahtumakirja. Jaetuilla ajoneuvoilla olisi oltava oma itsenäinen ajokortti riippumattomien kuljettajien lokien lisäksi, jotta nämä kaksi tietosarjaa voidaan viitata myöhemmin. Ajoneuvojen ja kuljettajien kalastuspäiväkirjoihin on sisällytettävä myös päivittäin kulunut matka polttoainetehokkuuden valvomiseksi.
Yhdistä säännöllisesti kalastuspäiväkirjojen tiedot tietokoneen laskentataulukkoon, jolloin muodostuu suurempi kuva organisaation polttoaineen käytöstä. Polttoainevarastoja käyttävät yritykset voivat käyttää kalastuspäiväkirjan tietoja sen määrittämiseksi, kuinka paljon polttoainetta on varastossa.
Tarkasta ja tallenna todellinen polttoaine manuaalisesti käyttäen sekä mekanisoituja indikaattoreita että manuaalista levyä. Verrattaessa varsinaista polttoainemäärää log-pohjaiseen laskentataulukon estimaattiin voi varoittaa yhtiötä virheellisistä pumppulaitteista tai varkauksista. Cantest Solutions Inc: n mukaan polttoaineen haihtuminen ei saisi johtaa yli 0,125%: n mittauseroihin keskimääräisen kesäpäivän aikana. Poikkeamat ovat huomattavasti korkeammat kuin ongelmat.
Lukitse pumput ja kaasun korkit aina, kun niitä ei käytetä. Tämä estää varkauden aiheuttaman varaston kutistumisen.
Vertaa tietoja kuukaudesta toiseen käyttämällä lokikirjojen ja laskentataulukoiden tietoja. Tietojen ristiviittaukset voivat paljastaa polttoaineen käytön suuntauksia, ja ne voivat jopa olla hyödyllinen indikaattori ajoneuvojen huollossa, sillä tietueissa seurataan kunkin ajoneuvon polttoaineenkulutusta.
vinkkejä
-
Laskentataulukon tietojen perusteella useiden laskentataulukoiden luominen voi antaa tilinpitäjälle mahdollisuuden seurata eri liiketoimintaan liittyviä tekijöitä. Jotkin yritykset, kuten huoltoasema, voivat olla valmiita tallentamaan yksinkertaisia polttoaineita ja polttoainetta koskevia raportteja, kun taas laivaston ajoneuvoja käyttävät yritykset voivat saada hyödyllistä tietoa monimutkaisemmasta kirjanpidosta ja raportoinnista.
Varoitus
On tärkeää ottaa aika ajoin käsin lukemat, varsinkin kun hoidetaan maanalaisia polttoainesäiliöitä. Mekanisoidut lukulaitteet voivat epäonnistua ja säiliöt voivat vuotaa, mikä tarkoittaa sitä, että mittatikun hallitsijan yksinkertainen tilavuuskoe voi tarttua ongelmaan ennen kuin lumipallot joutuvat pahemmiksi.
