Kun liiketoimintaa harjoitetaan, on tärkeää vastata puhelimiin ammattimaisesti ja kohteliaasti. Puhelin on edelleen ensisijainen viestintäväline useimpien yritysten ja niiden asiakkaiden välillä. Jos olet lukenut asiakaslähtöisiä arvosteluita yrityksistä, huomaat, että asiakkaat muodostavat yrityksen yleisen mielipiteen siitä, miten ne käsiteltiin puhelimessa. Asiakkaat tekevät päätöksiä soittojen lukumäärän perusteella, ennen kuin heidän puheluihinsa vastataan, kuinka heitä tervehditään puhelimessa, kuinka kauan heidät pidätetään ja ovatko he tyytyväisiä puhelun loppuun mennessä.
Nosta puhelin ennen kolmatta rengasta. Vaikka tämä ei ehkä ole mahdollista joka kerta, tämän pitäisi olla yleinen tavoite. Asiakkaat näkevät sen epätarkoituksenmukaisena, kun heidän puheluitaan ei vastata nopeasti. Vaikka et pääse heti puheluun, ainakin tervehtimään asiakasta ja pyytäkää häntä pitämään hetki.
Vastaa puhelimeen ammattimaisesti. Useimmille yrityksille tavallinen tervehdys toimii parhaiten, ja saatat haluta antaa yleispalvelupolitiikan, jossa kaikkiin puheluihin vastataan samalla tavalla. Käytä yksinkertaista tervehdystä, joka sisältää yrityksen nimen ja kysyy, miten voit auttaa. Voit esimerkiksi sanoa jotain, "Hyvää iltaa ja kiitos siitä, että soitit Company XXX: lle. Miten voin auttaa sinua?"
Kuuntele aktiivisesti, kun asiakas puhuu. Asiakkaat ovat harmissaan, kun he eivät tunne, että toinen henkilö kiinnittää huomiota niihin, tai heiltä kysytään useita kertoja, jotta ne toistuisivat. Vältä monikäyttöä puhelimessa ja anna asiakkaalle kaikki huomionne.
Hymyile puhuessasi. Hymyillessäsi puhelimessa on miellyttävämpää ja asiakkaat suhtautuvat tähän myönteisesti. Lisäksi pysyt aina miellyttävänä ja kohteliaana aina, vaikka asiakas on irate ja ei ole miellyttävä.
Puhu hitaasti ja selkeästi selittäen asioita asiakkaalle. Asiakkaat eivät halua tuntea kiirehtimään, kuten yrität kiirehtiä puhelimesta. On erityisen tärkeää puhua hitaasti ja selkeästi, kun selität pitkiä prosesseja tai olet menossa yrityksen politiikan yli. Haluatte selittää itsesi perusteellisesti, jotta asiakas ymmärtää täysin ja ettei se jää jäljellä oleviin kysymyksiin.
