Alustava yhteydenpito tulevan asiakkaan ja asianajotoimiston välillä on yleensä puhelimitse, jonka hoitaa vastaanottaja. Tämän seurauksena on tärkeää, että yrityksen vastaanottovirkailija on aina ammattitaitoinen ja kohtelias. Ammattitaidon säilyttäminen voi kuitenkin olla haaste, etenkin vastaanottovirkailijoille, jotka vastaavat päivittäin suuriin puheluihin. Mutta on olemassa joitakin periaatteita, joita sinun pitäisi aina noudattaa, kun vastaat puheluihin asianajotoimistossa.
Alkuperäinen puhelunotto
Ota jokainen puhelu ilmoittamalla asianajotoimiston nimi, tunnistamalla itsesi nimen mukaan ja tiedustelemalla, miten voit olla avuksi soittajalle. Esimerkiksi: ”Hyvää huomenta, tämä on X: n ja Y: n lakiasiaintoimisto, Jane puhuu, kenen kanssa puhun?” Kun olet tunnistanut soittajan nimen mukaan, kysy ”Miten voin auttaa sinua tänään rouva Z: ssa” ja siirry soittajan nimen mukaan keskustelun loppuosan aikana. Merkintöjen ottaminen jokaisen puhelun aikana voi olla hyödyllistä erityisesti nimien osalta. Pidä positiivinen sävy keskustelun aikana, ole kärsivällinen ja älä koskaan menetä temperamenttia. Vältä ammattikieltä, slangia tai ei-sanoja, kuten "uh huh" ja "um".
Soittajan tarpeiden tunnistaminen
On erittäin tärkeää, että kuuntelet tarkasti soittajaa ja tunnistat hänen tarpeet ja toimitetut tiedot hänelle selkeästi ja tiiviisti. Jokainen soittaja hakee apua tarvittavan tiedon hankkimisessa tai oikean henkilön löytämisessä, jolle puhua.
Reititä soittaja sopivaan henkilöön
Jos soittaja pyytää asianajajan tarjoamia tietoja, ilmoita soittajalle, että hänen täytyy puhua jonkun toisen kanssa ja pyytää häntä pitämään siirto. Ota yhteyttä asianajajaan, jolle aiot siirtää puhelun, ilmoittaa soittajalle nimen, paljastaa puhelun tarkoituksen ja siirtää puhelun, jos asianajaja on käytettävissä. Soittajia ei pitäisi jättää pitoon yli 45 sekunnin ajan. Kysy 45 sekunnin kuluttua soittajalta, jos hän haluaa jatkaa pitämistä, haluaisi kutsua hänet takaisin, kun asianajaja on saatavilla tai haluaisi soittaa myöhemmin.
Lopeta puhelu
Ennen kuin lopetat jokaisen puhelun, kysy, voitko saada apua ennen puhelun lopettamista. Kiitos soittajalle asian käsittelystä. Oikeudellinen vastaanottovirkailija on harvoin vakuuttanut potentiaalisen asiakkaan palkkaamaan asianajotoimiston, mutta vastaanottovirkailijalla on erittäin helppo menettää asiakkaan asianajotoimistolle, koska hän on ammattimainen, töykeä tai lannistunut.
