Yritystoiminnassa jokainen soitettava puhelu on tärkeää, puhuuko asiakas, asiakas tai myyjä. Nämä kokemukset ovat liiketoiminnan suhteiden perusta, ja yksi huono kokemus riittää usein asiakkaan menettämiseen ikuisesti. Noudattamalla puhelimen etikettien perussääntöjä varmistat, että asiakkaillasi on positiivinen kokemus aina, kun he kutsuvat.
Ole valmiina
Hyvä puhelinyhteys alkaa valmistelusta. Toimiston henkilökunnan tulisi tietää, kuka vastaa puhelimesta vastaamiseen, ja kuka tahansa, joka ottaa puhelut, on perehtynyt puhelimeen ja sen toimintoihin.
Sinun pitäisi myös valmistaa koko henkilökunnan käyttöön tervehdys. Vaikka saatat haluta lisätä tervehdykseen jonkinlaista yksilöllisyyttä, siihen tulisi kuitenkin sisällyttää neljä perusainetta: tervehdys, puhuva henkilö, organisaatio, jota he edustavat, ja kysyy, miten auttaa soittajaa. Esimerkkinä voisi olla: "Hei, tämä on Gene ja Du Bois Services. Miten voin auttaa sinua tänään?"
Ole hyvä
Kun vastaat puheluun, ole tietoinen äänesi äänestä ja sanojenne nopeudesta. Yritä säilyttää iloinen ääni, vaikka et tunne erityisen positiivista. Hymyilevä auttaa, vaikka soittaja ei näe sinua. Hymy muuttaa suun muotoa, muuttaa infektioasi ja sävysi kuulluilla tavoilla.
Ole tehokas
Saapuvat puhelut on vastattava viipymättä, yleensä toisessa kehässä. Liian nopeasti puheluihin vastaaminen saattaa puhaltaa joitakin soittajia, mutta useimmat soittajat taipuvat roikkumaan kolmen tai neljän soiton jälkeen.
Ennen kuin otat puheluja, sinun tulee tutustua puhelinjärjestelmän toimintaan. Tutustu siihen, miten soittajat pidetään kiinni (ilman, että soittaja on vahingossa irrotettu) ja miten voit siirtää puhelun toiseen laajennukseen.
Jos haluat ottaa viestin, ole valmis ottamaan perusteelliset muistiinpanot. Kysy aina soittajan nimi ja kuka heidän viestinsä on. Jos soittajan on määrä päästä tulevaisuuteen, pyydä palautusnumeroa. Tallenna viesti kokonaisuudessaan ja välitä se viipymättä vastaanottajalle.
Puhelujen palauttamisen yhteydessä vastaus tulee tapahtua yhden työpäivän kuluessa ja mahdollisuuksien mukaan samana päivänä. Jos tämä viivästyy, on syytä selittää, miksi, ja arvioi, milloin vastaus tehdään.
Ole ammattimainen
Koska olet edustamassa yritystä, ota erityistä huolta puhuessasi ammattilaisena. Ilmauksia kuten "Mitä tapahtuu?" ja "Vain sekuntia" ovat sakko satunnaisesta keskustelusta, mutta ei ammattimaisia viestejä. Samoin sinun pitäisi välttää minkäänlaisen slangin käyttämistä. Se ei ole vain ammattimainen, mutta monet pitävät näennäisesti vaarattomia termejä loukkaavina.
Älä yritä syödä ja vastata puhelimeen samaan aikaan. Yritetään puhua ruoan puremasta vain vaikeuttamaan sinua.
Ole kohtelias
Jokaisen puhelun alussa vastaavalla henkilöllä on pyydettävä soittajan nimeä ja sitä, miten ne voivat palvella. Jos puhelu jatkuu, on muistettava, että soittajan nimi on muistettava ja tarvittaessa käytettävä. Soittajan tulisi tuntea oikein, että he saavat henkilökohtaista huomiota ja palvelua.
Jos haluat siirtää puhelun tai asettaa soittajan pitoon, pyydä aina lupaa. Monille soittajille äkillinen muutos puhumasta elävään henkilöön kuuntelemalla musiikin pitämistä on ärsyttävää ja töykeä. Mitään soittajia ei pitäisi koskaan pitää pidossa ilman hyvää syytä. Käyttämällä pitoa keinona välttää soittaja ei ole vain epäkohteliasta, se voi johtaa lopetukseen.
Yritä aina lopettaa puhelut positiivisella merkinnällä. Varmista soittajille, että annat heille parhaan mahdollisen ponnistuksesi tarkastelemalla toteuttamiasi ja toteuttamiasi toimia.Kysy aina, onko joku muu, jota voit auttaa heitä, ja kiittää heitä ajastaan.
