Faksi, joka tunnetaan myös nimellä faksi, on skannatun paperiasiakirjan sähköinen lähetys. Lähetettävä asiakirja voi olla missä tahansa muodossa, mutta se on aina liitettävä etukäteen faksin kansilehdellä. Tämän faksin kansilehden muotoilu voi vaihdella hieman, mutta on olemassa joitakin keskeisiä elementtejä, jotka tulisi aina sisällyttää.
Tarvittavat elementit
Tietyt kohdat olisi aina sisällytettävä faksin kansiviestiin, kuten vastaanottajan nimi, faksattavien sivujen lukumäärä, mukaan lukien kansiviesti ja päivämäärä. Sisällytä myös nimesi, faksinumerosi ja puhelinnumerosi.
Muut vakioelementit
Muut kohteet, jotka eivät ole välttämättömiä, mutta jotka voidaan sisällyttää faksin kansilehdille, ovat vastaanottajan yhteystiedot, faksin aihe ja kaikki muistiinpanot, jotka sinulla on vastaanottajalle. Saatat sisältää myös muita lähettäjän tietoja, kuten yrityksen nimeä tai verkkosivuston URL-osoitetta.
Käytä vakiomallia
Käytä vakiomuotoa, kun lähetät faksin kansiviestin, ja malleja on saatavilla lähes kaikissa tekstinkäsittelyohjelmissa. Yleinen muoto on luetella vastaanottajan nimi, faksi ja puhelin vasemmalla puolella ja lähettäjän nimi, faksi ja puhelin oikealla puolella, ja lisäelementit näiden kahden osan alla.
