Kun suunnittelet kokousta hotellissa, sinun kannattaa varmistaa, että myyntiosasto kerää ryhmänne tarpeet oikein, jotta sinua ei ylitä. Hotellin yhteystieto luo ryhmän, joka jatkaa kokousta, jotta voit jakaa muiden osastojen kanssa ja varmistaa, että hotellissa on kaikki mitä tarvitset. Ryhmän jatkaminen on profiili, joka sisältää organisaation tarkoituksen tavata hotelliin, osallistuvien henkilöiden lukumäärän, makuu- ja pysäköintitilojen määrän, catering- ja muut toiminnalliset tarpeet. Tämä profiili on luotava noin 14 päivää ennen tapahtumaa, jotta aikajanasi sopisi vastaavasti.
Kirjoita kaikki, mitä tarvitset kokoukselle, ja toimita se hotellimyynnin yhteyshenkilölle varmistaaksesi, että hotellissa on resursseja tarpeisiisi. Ateriat, välipalat, pysäköintitilat, lomahuoneet ja yön huoneet ovat esimerkkejä kohteista, joita sinun pitäisi jakaa myyntikontaktin kanssa. Tämä antaa hänelle alustavan käsityksen näkemyksestä kokouksesta ja hotellin roolista sen sujuvuuden kannalta. Hän voi antaa vakiolomakkeen, jonka avulla voit täyttää nämä tiedot.
Luo osallistujien kokousten rekisteröintipäivämäärät, jotka liittyvät hotellien myyntikontaktin aikajanaan, kun haluat ilmoittaa henkilökunnalle kokoustarpeistasi. Käytä kannustimia varhaisen rekisteröinnin edistämiseksi, mukaan lukien alennetut rekisteröintimaksut tai konferenssihinnat. Varmista, että osallistujat tietävät, mitä hotellissa on käytettävissään, ja harkitse rekisteröinnin lisäämistä lomakkeellesi. Kylpylähoidot, tapaamattomat illalliset ja retkitoiminnot ovat kohteita, joihin voit sisällyttää, jos hotellissa on resursseja tarjota heille ja täyttävät kokouksen laajuuden.
Kommunikoi myyntikontaktisi kanssa, kun olet ylittänyt lopullisen eräpäivän, jotta varmistetaan, että hänellä on määrä ihmisiä ja mitä tarvitaan hotellilta. Perusta kaikki mahdolliset osallistujat, jotka haluavat osallistua viestintään, perustuvat, mutta haluavat rekisteröityä paikan päällä ja historiallisia numeroita paikan päällä tapahtuvaan rekisteröintiin.
Pyydä ryhmääsi tarkistamaan uudelleen kaksi viikkoa ennen kokousta. Tähän mennessä ryhmälomake on luotu ja se on valmis jaettavaksi muun hotellin kanssa. Haluat varmistaa, että myyntikontaktin tallentamat numerot ja aktiviteetit vastaavat kokoukselle suunniteltuja numeroita ja toimintoja. Esitä kysymyksiä varmistaaksesi, että ymmärrät jokaisen tarkistettavan rivikohdan. Tuo kaikki ristiriidat myyntiedustajanne huomion välittömästi.
Tarkista lasku hotellilta ja sovita se ryhmääsi uudelleen tarkastelluista tiedoista ja organisaation rekisteröintitiedoista, kun kokous on päättynyt. Tarkista epätarkkuudet ja ylikuormitukset. Jos löydät mahdollisuuden, ota yhteyttä myyntihenkilöstöön ja myyntipäällikköön, jotta ne voidaan korjata vastaavasti.
vinkkejä
-
Pyydä ryhmäsi fyysistä kopiota jatkamaan ennen kokousta pitämään kirjaa. Tarkista esimerkkiryhmän jatkolomakkeet, jotta saat käsityksen siitä, mitä hotellien myyntiosasto tarvitsee etukäteen. Ilmoita kaikista tärkeimmistä muutoksista, jotka vaikuttavat kokouksen osallistumiseen mahdollisimman pian.
