Jos organisaatiossasi on useampi kuin yksi työntekijä, ja työntekijät matkustavat tai ostavat yritykselle henkilökohtaisia luottokorttejaan, tarvitset luottokortin korvausperiaatteen.Luottokortin korvausperiaatteet antavat mahdollisuuden määrittää, mitkä kulut palautetaan, asettaa menojen ylärajan ja ilmoittaa työntekijöille, miten korvausprosessi toimii.
Määritä, tarvitaanko esihyväksyntää
Työntekijän luottokorttimenojen korvaaminen voi olla budjetti painajainen, jos henkilöresursseilla ja kirjanpidolla ei ole aavistustakaan, millaisia maksuja odotetaan. Joidenkin tai kaikkien luottokorttimaksujen ennakkohyväksyntää voidaan vaatia poistamaan tarran sokki luottokortin korvauskulujen sovittamisen yhteydessä. Matka- tai kustannusvaltuutuslomakkeet ja ostotilaukset voivat auttaa johtajia pysäyttämään luvattomia menoja, mutta auttavat henkilöstöä ja kirjanpitoa saamaan ballpark-käsityksen kustannuksista, jotka palautetaan.
Määritä menorajat
Luottokorttikorvausten asettaminen asettamalla rajoitukset menoille on toinen tapa, jolla luottokortin korvausperiaatteet voivat auttaa estämään budjettihäiriöitä. Aterioiden, hotellien ja viihteen kulutusrajoitusten asettaminen pitää matkakuluja hyvissä ajoin, kun taas palveluista tai materiaaleista maksettavat korvaukset olisi valvottava ostotilausten tai ennakkolupien avulla. Esimerkiksi aterioiden normaalit korvaukset voivat poistaa työntekijöiden tarvetta kääntyä tuloihin, ja ne auttavat organisaatioita, jotka käsittelevät paljon korvauksia.
Määritä, mitkä kulut korvataan
Kaikissa luottokorttien korvausperiaatteissa olisi määriteltävä selkeästi, mitkä kulut korvataan. Elintarvike-, matka- ja majoituskustannukset ovat korvauskustannuksia, mutta yrityskulttuuri voi määrätä muita kustannuksia, jotka ovat korvauskelpoisia, kuten asiakkaiden viihdyttämisestä aiheutuvat kustannukset, mukaan lukien alkoholijuomat mukaan lukien tai ilman, ja pesulapalvelu laajennettuun työmatkalle. Politiikassa on määriteltävä, mitkä kustannukset voidaan korvata, ja milloin, jotta vältytään työntekijöiden väärinkäytöksiltä.
Määritä, mikä on tarpeen korvauksen perustelemiseksi
Työntekijöiden luottokorttimaksujen korvaaminen voi nopeasti muuttua kirjanpitoon ja henkilöstöresursseihin, jos korvauspolitiikassa ei määritetä mitä asiakirjoja tarvitaan. Vaikka jotkut yritykset luottavat yksittäisiin tuloihin, toiset käyttävät sähköpostitse lähetettyjä kuittauksia tai merkityt jäljennökset luottokorttitodistuksista tai asettavat tavanomaiset korvaukset useimmille korvattaville kustannuksille ylimääräisen paperityön välttämiseksi. Organisaationne kanssa maksettavien korvausten määrän pitäisi määrätä käytänne.
