Oletetaan, että olet yrityksen johtaja ja valvotte useita työntekijöitä. Haluatko, että työntekijät ymmärtävät heidän työtehtävänsä, koska sinun on arvioitava työtehtävänsä vuosittain. Päätätte, että se auttaisi heitä, jos he näkisivät työtehtävänsä vuokaaviossa. Usein on helpompi ymmärtää prosessi, jos se näkyy kuvassa tai kaaviossa sekä kertomuksessa.
Hanki vuokaavion ohjelmisto tai jos haluat tehdä sen käsin, hanki vuokaavion malli, jossa on kaikki vuokaavion symbolit. Tutki symboleja, jotta ymmärrät, mitä he seisovat, joten käytät niitä oikein, kun luodaan vuokaaviota. Kun ymmärrät vuokaavion symboleja, on helppoa luoda vuokaavioita.
Kirjoita kronologisessa järjestyksessä kunkin työn vaiheet jokaiselle henkilölle, jota valvot erillisillä paperiarkeilla. Pyydä jokaista työntekijää tarkistamaan luetellut vaiheet ja ilmoittamaan teille mahdollisesti jääneistä vaiheista, jotta voit lisätä ne luetteloon ja sisällyttää ne vuokaavioon.
Virtauskaavion ohjelmiston tai mallin avulla luodaan vuokaavio jokaiselle valvomallesi työlle. Sisällytä jokainen vaihe vaihekaavioon jokaisen vaiheen 2 yhteydessä kuvatun työn osalta. Piirrät sopivan symbolin jokaiselle työn vaiheelle oikeassa järjestyksessä ja oikeassa kohdassa, jossa vaihe suoritetaan.
Anna vuokaavion ensimmäinen luonnos työntekijälle, joka täyttää nämä tehtävät, ja pyydä hänen kommenttejaan vuokaaviosta. Pyydä heitä tunnistamaan mahdolliset vaiheet, joita olet saattanut jäädä väliin tai jotka saattavat olla väärässä järjestyksessä.
Toista uudelleen vuokaavioita ottamalla huomioon kommentit ottamalla käyttöön kaikki muutokset, jotka ovat tarpeellisia pitämässä vuokaaviossa. Jos et ole samaa mieltä työntekijän kanssa mahdollisista kommenteista tai muutoksista kaavioon, keskustele siitä työntekijän kanssa ja selitä, miksi et ole samaa mieltä ja anna hänelle mahdollisuus vastata. He voivat tietää jotain, jota et ole, tai sinulla on näkemys tai näkökulma työhön, jota et ole, ja kun ymmärrät hänen näkemyksensä, voitte hyväksyä heidän muutoksensa.
Anna työntekijöille kopio valmiista vuokaaviosta heidän työstään. Myös sellaisiin töihin, jotka ovat osa prosessia, kannattaa jakaa muut kaaviot kaikkien työntekijöiden kanssa, jotka osallistuvat prosessiin, jotta he ymmärtävät koko prosessin. Tämä helpottaa täydennyskoulutusta ja antaa työntekijöille tietää, että ne ovat osa suurempaa liiketoimintaan kriittistä prosessia.
Aseta kopio virtauskaavioista rengasliitokseen myöhempää käyttöä ja koulutusta varten.
