Tapahtuman suunnittelu vie paljon työtä. Jokaiselle henkilölle tai yritykselle, jonka palveluita vuokraat, tarvitset sopimuksen, joka suojaa sinua ylimääräiseltä maksulta tai jumissa ilman näitä palveluja tapahtuman päivänä. Käytä tavallista, suppeaa kieltä, kun kirjoitat tapahtumasopimusta, joten jompikumpi osapuoli ei voi tulkita väärin.
Laadi kaikki tiedot, jotka sinun tarvitsee sisällyttää sopimukseen yhdessä asiakirjassa, joka on tarkoitettu viitteellesi. Tähän sisältyvät sinä ja yrityksen tai yksittäisen henkilön nimet ja yhteystiedot, mukaan lukien osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tapahtuman päivämäärä, aika, jolloin työntekijät näkyvät, ja tapahtuman alkamisaika ja odotetaan end. Kirjoita luettelo kaikista asiaankuuluvista laitteista, joita aiotte tarjota, ja mitä odotat sopimuksen tekevältä työntekijältä. Jos esimerkiksi vuokraat DJ: tä, tee selväksi, voitko toimittaa kaiuttimia, mutta DJ vastaa kaapeleista.
Luo lomake, jossa on osia yhteystiedoista, luetelluista päivämääristä ja ajoista sekä luettelon odotuksista. Microsoft Office tarjoaa jo muotoiltua sopimusta varten useita vapaita malleja, joista voit valita.
Kirjoita maksusopimus ilmoittamalla nimesi maksajaksi, työntekijän nimi (tai yrityksen nimi) vastaanottajalle, tunti- tai kokopalkka sekä mahdolliset lisämaksut, jotka ovat joko lisättäviä tai vähennettäviä (Ilmoita erityisesti, miksi tämä voisi tapahtua) tarvittaessa.). Sisällytä maksutapa (sekki, käteinen, PayPal) ja kun maksu suoritetaan. Jos maksu suoritetaan tapahtumapäivänä, ilmoita, onko kyse ennen palvelua tai sen jälkeen.
Kirjoita osio nimenomaan palautuksia ja peruutuksia varten ja ilmoita nimenomaisesti, miksi perusteet eivät anna maksua. Sisällytä aikaruutu peruutusten sallimiseksi. Esimerkiksi: "Yhtiö voi peruuttaa enintään 48 tuntia ennen tapahtumaa tai heitä arvioidaan maksua vastaan." Ilmoita myös, mitä maksut ovat.
Kirjoita osio muille tapahtumallesi liittyville neuvoteltaville kohteille ja miten ne voidaan ratkaista. Esimerkiksi jos tapahtuma on ulkona, sisällytä "sateisen päivän" suunnitelma tai ilmoita, peruutatko tapahtuman, miten ilmoitat sopimuksen tekevälle työntekijälle ja mitä (jos sellainen on) korvausta hän voi saada.
Luo osio, jossa on sekä nimesi että palkattujen työntekijöiden täydellinen nimet, kirjoitettu rivillä ja merkitse. Kopioi työntekijälle allekirjoitettu tapahtumasopimus ja säilytä ylimääräinen kopio tietueistasi.
