Monissa työpaikoissa muistio toimii kätevänä ja tehokkaana keinona viestiä. Vastaamalla kysymyksiin muistiinpanoissa voit reagoida pikemminkin sen sijaan, että työntekijöiden lukumäärä kasvaisi ja tarjoaisi työntekijöille fyysisen tai sähköisen asiakirjan viittaukseksi myöhemmin, jos he unohtavat antamasi vastauksen. Varmista, että muistio on mahdollisimman tehokas, muotoile viestisi oikein ja luo se huolellisesti yleisösi mielessä.
Luo muistion otsikko. Sisällytä "Päivämäärä:" ja sen jälkeen täysi päivämäärä, jona lähetät muistion, "Vastaanottaja:", jossa on selitys siitä, kenelle lähetät muistion, osoitteesta "Lähettäjä:" nimesi kanssa ja "Aihe:" lyhyt kuvaus aiheesta. Jos valmistelet muistiosi sähköpostitse, tämä otsikko on todennäköisesti jo käytössäsi. Jos kirjoitat muistion, aseta kaikki tiedot muistion yläreunaan, joka on kohdistettu vasemmalle.
Aseta kysymys aihepiiriin. Jos käsittelemäsi kysymys oli liian pitkä, tiivistä se lyhentämällä se kahteen tai kolmeen merkitykselliseen sanaan. Jos aiot käsitellä useampaa kuin yhtä kysymystä muistiossa, lue kysymysten aihe ja seuraa sen jälkeen “Q&A”, jotta työntekijät varoitetaan muistion sisällöstä. Kun asetat tämän kysymyksen tai Q&A -merkinnän aihepiiriin, työntekijöiden on helpompi löytää muistio, jos heidän tarvitsee viitata siihen myöhemmin.
Vastaa kysymykseen tai kysymyksiin lyhyesti vielä selvästi. Työntekijät haluavat vastauksia kysymyksiinsä, ei verbose rambling. Pitämällä vastauksesi selkeänä ja lyhyenä, voit lisätä todennäköisyyttä, että lukijat voivat ymmärtää vastauksen ja vastata siihen tehokkaasti.
Kerro työntekijöille, joille heidän pitäisi ottaa yhteyttä, jos he tarvitsevat lisätietoja. Jos haluat itsestään selvittää kysymyksiä, jotka liittyvät kysymyksiin, pyydä heitä puhumaan sinulle. Jos yrityksessäsi on toinen osasto, joka soveltuisi paremmin vastaamaan aiheeseen liittyviin kysymyksiin, kerro työntekijöillesi viittaus tiettyyn henkilöön tässä osastossa ja sisällyttäkää tämän henkilön yhteystiedot.
