Realistisen hankesuunnitelman luominen on yksi suurimmista haasteista, joita projektipäällikkö kohtaa. Projektien suunnittelussa on joitakin yhteisiä ongelmia, joita voidaan ennakoida ja estää, jolloin kaikki projektin osapuolet voivat luottaa enemmän aikatauluun.
Tehtävän keston arvioiminen
Hankkeen aikatauluttamisen perusongelma on arvioida kunkin projektitehtävän kesto. Useimmat ihmiset aliarvioivat, kuinka kauan jotain vie heidät tekemään, mikä johtaa aikatauluun, joka heijastaa vain parasta tapausta. Tämän estämiseksi voit lisätä aikaa jokaiselle tehtävälle, jos voit arvioida, kuinka paljon tiimin jäsen on aliarvioinut. (Monet ihmiset aliarvioivat johdonmukaisesti tietyllä prosenttiosuudella.) Tai voit lisätä aikatauluun erillisen ajankohtana varautumisajan. Vaikka tämä on joskus hämmentynyt ajastasi "pehmustetuksi", se on todellakin realistinen tapa tehdä suunnitelmastasi tarkempi.
Varmista, ettet unohda tarvittavia projektitehtäviä. On helppo unohtaa projektiryhmän ulkopuolisten ryhmien tekemät tai ne, joita arvioijaa käsittelevä aiheen asiantuntija on niin ilmeinen, ettei hänen tarvitse mainita niitä.
Resurssien määrittäminen
Useimmat projektien aikataulut perustuvat olettamukseen, että oikea resurssihenkilö on käytettävissä juuri silloin, kun sitä tarvitaan. Mutta ellei organisaatiosi ole hyvä tapa määrittää ihmisiä projekteihin, se ei ehkä onnistu. Aikataulussa on myös otettava realistisesti huomioon, kuinka paljon aikaa jokainen tiimin jäsen voi käyttää projektiin ottaen huomioon muita hankkeita, operatiivista tukea tai hallinnollisia tehtäviä, jotka heidän on tehtävä.
Toteutuspäivän asettaminen
Monissa tapauksissa johto tai jokin ulkopuolinen tekijä on asettanut hankkeen toteutuksen päivämäärän ennen aikataulun kehittämistä. Sinua saatetaan pyytää vähentämään joidenkin tehtävien suunniteltu aika vastaamaan tarvittavaa päättymispäivää. Sinun tulisi ennakoivasti viestiä projektin sponsorille näiden muutosten tekemiseen liittyvistä riskeistä.
Tuntematon hallinta
Tuntemattomat tapahtumat, kuten liiketoimintaympäristön muutokset tai uuden tekniikan ongelmat, voivat johtaa siihen, että projektitehtävät kestävät pidempään kuin suunniteltu. Tunnistamalla mahdolliset riskit hankkeen alussa pystyt hallitsemaan paremmin mitä tahansa tapahtuvaa ja vähentämään siten niiden vaikutusta aikatauluun.
Muutoksen hallinta
Hankkeen laajuuden muutokset, toteutettavat vaatimukset tai käytettävä tekniikka voivat häiritä hankkeen aikataulua. Tällaisten muutosten tulisi tapahtua muodollisen projektien muutoksenhallintaprosessin kautta, jotta hankkeen sponsori ja asiakkaat voivat sopia kaikista aikataulumuutoksista sen sijaan, että he olisivat epämiellyttäviä.
Suurten projektien arvioiminen
Suurella projektilla on enemmän tehtäviä ja työryhmien tai yksilöiden välisiä riippuvuuksia. Tämä monimutkaisuuden taso vaikeuttaa aikataulun ennustamista, johon on sisällyttävä aikaa tällaiselle koordinoinnille.
