Säännöt säätelevät ja valvovat organisaation toimintaa ja hallintoa. Sääntöjen olisi oltava organisaation kannalta hyödyllisiä, esimerkiksi hallintokysymyksiä koskevat menettelyt, kuten virkamiesten valinta, hallituksen jäsenten poistaminen, valiokuntien perustaminen ja jäsenyysvelvollisuudet. Jotta ohjesäännöt olisivat tehokkaita, yksinkertainen ja selkeä kieli on ratkaisevan tärkeää, ja keskustelun aiheet olisi rajoitettava ja tiivis. Ottaen monimutkaiset ohjesäännöt, joita jäsenyys ei ymmärrä, kielletään sääntöjen tarkoitus ja se tuhoaa kaikkien aikaa. Säännöt, jotka on vahvistettu, ovat myös oikeudellinen asiakirja, jossa on rangaistuksia rikkomisesta.
Tarkista muiden organisaatioiden ohjesäännöt ja tunnista haluamasi tiedot ja pidä niistä huolta. Valitse parhaat osat näytösäännöistä ja käytä niitä karkeana mallina tai kehyksenä omien sääntöjemme luomiseen.
Muodosta pieni valiokunta jäsenyydestä ja hallituksen jäsenistä ja pyydä valiokuntaa tarkistamaan asiakirja luonnosvaiheessa. Tavoitteena on tunnistaa ongelmat, muut käsiteltävät aiheet ja sovittujen menettelyjen erityispiirteet, jotta et tuhlaa aikaa kirjallisesti jotain, jota ei koskaan hyväksytä.
Luo osio organisaation nimen ja sen tavoitteiden, tarkoituksen ja tehtävän määrittämiseksi. Voit nimenomaan sisällyttää yrityksen tehtävänkuvauksen tähän osaan - tai voit vain viitata siihen - mutta joko tapauksen ja toiminnan kuvaus on suoraan liitettävä tehtävään.
Lisää osioita organisaatiorakenteen määrittämiseksi, mukaan lukien jäsenyyden ja jäsenten vastuut, maksut; johtokunnan kokoonpano ja vaalimenettelyt, erityiskomitean kokoonpano, hallituksen jäsenen ehdot ja jäsenten äänestysmenettelyt.
Sisällytä organisaation päätöksentekoa koskevat säännökset, mukaan lukien säännöt, jotka koskevat sääntöjen muutoksia ja miten ne olisi päätettävä, kokousten tiheys, äänestysmenettelyt ja päätösvaltaisuuden edellyttämien äänten määrä.
Viimeistele sääntöjen lopullinen tarkistus koko jäsenyydestä ja tarkista ne vastaavasti. Kun lopullinen luonnos on saatu päätökseen, jäsenyyden tai hallituksen on äänestettävä sääntöjen hyväksymisestä riippuen menettelyistä. Viimeistele ohjesääntö lisäämällä äänestyksen vahvistamispäivä.
Tarkista ja tarkista säännöt säännöllisesti. Jotkin organisaatiot määrittelevät säännöissä jopa itse, kuinka usein asiakirja on tarkistettava.
vinkkejä
-
Pyydä jotakuta, joka ei ole sidoksissa organisaatioon, lukemaan sääntöjä. Korjaa ja tarkista kaikki kohteet, joita ei voida ymmärtää lapsen näkökulmasta.
Varoitus
Vältä ammattikieltä ja täsmennä lyhenteitä sekaannuksen välttämiseksi ja varmista, että asiakirjat ovat laillisia.
