Uraauurtavan seremonian suunnittelu voi olla suhteellisen helppoa tai erittäin vaikeaa, riippuen vuodenajasta, mukana olevien henkilöiden tyypistä ja määrästä sekä paikallislehden yhteistyöstä. Alla on muutamia vinkkejä onnistuneen uraauurtavan seremonian suunnitteluun.
Suunnitteluperusteiden suunnitteluohjelma
Määritä seremonian päivämäärä ja aika. Muista pitää mielessä mukana olevien edustajien saatavuus.
Aseta tapahtuman ohjelma.
Tee luettelo kaikista kutsut- tavista henkilöistä. Siihen voi kuulua kaupungin, läänin ja jopa valtion ja liittovaltion virkamiehet; paikallisen kauppakamarin ja taloudellisen kehityksen ryhmät; yrityksen tai organisaation johtajat, joille on tullut uraauurtava; ja paikallinen lehdistö.
Laadi valmiussuunnitelma huonoille sääolosuhteille. Tähän voisi sisältyä lyhyt seremonia, jonka ulkopuolella virkamiehet voivat kaivaa ensimmäisen lavan lavan, ja loppuosa seremoniaa pidetään lähellä sijaitsevassa paikassa tai teltassa. Jos sää kieltää kaiken ulkopuolisen seremonian, päätät, siirrätkö seremonian sadepäivän vaihtoehtoon vai poistetaanko seremoniallinen kaivaminen ja pidätte kaiken sisäpuolella.
Määritä paras tapa laajentaa tapahtumakutsua. Jos tapahtuma on suljettu yleisölle, kutsu osallistujia postitse, puhelimitse tai suoraan sähköpostitse. Jos se on avoin yleisölle, kutsuja voi myös lähettää paikalliselle sanomalehdelle ja julkistaa radio- ja televisiolähetyksissä.
Pyydä vahvistamaan, että seremonian päivämäärä ja kellonaika on jokaisen ohjelmaan osallistuvan henkilön aikataulussa. Varmista, että jokainen, jota pyydetään puhumaan tai tekemään jotain tapahtuman puolesta, ymmärtää heidän roolinsa ohjelmassa ja kuinka paljon aikaa heidän on puhuttava.
Seuraa kaikkia logistiikkatarkoituksia. Jos ohjelman puhujan olisi lopetettava viime hetkellä, on otettava huomioon vaihtoehtoinen puhuja ottamaan paikkansa ja tekemään tarvittavat järjestelyt mahdollisimman pian.
Seremoniaan valmistautuminen
Soita paikallinen kauppakamari tai talouskehitysryhmä selvittämään, onko heillä uraauurtava paketti. Useimmilla tämäntyyppisillä organisaatioilla on köysi tai nauhat, jotka merkitsevät paikan sekä kultaisen (tai muun värisen) lapion ja kiertueen. Ne tarjoavat tyypillisesti ryhmän jäsenille maksuttomia. Jos nämä asiat eivät ole helposti saatavilla, määritä, miten voit hankkia mitä haluat tai tarvitset itse.
Luo tapahtuman budjetti. Jos budjetti ei ole käytettävissä, määritä tapoja saada lahjoitukset, jotta seremonia tapahtuu suunnitellusti.
Päätä koristeista, jos niitä tarvitaan. Pidä mielessä sekä alkuperäiset että valmiussuunnitelmat. Pyydä heitä olemaan paikalla vähintään tunnin ajan ennen tapahtuman alkua.
Järjestä virvokkeita ja paperituotteita tarvittaessa. Jos näin ei ole, varmista, että ohjelmakaiuttimille on saatavilla vähintään tuoretta vettä.
Järjestä istuimet sekä sisä- että ulkokäyttöön. Jos istumapaikat eivät ole kaikille mahdollisia yleisön koon tai tapahtuman järjestämisen takia, järjestäkää istuin tiukasti ohjelman osanottajille ja muille arvokkaille. Määritä, annetaanko istuimia. Jos näin on, tee istumakaavio, jotta kaikki seremoniaan osallistujat tietävät, mihin ohjelman osanottajat ja muut arvovaltaiset istuvat.
Järjestä teltta, jos sitä tarvitaan. Varmista, että se on ylös ja paikallaan muutama tunti ennen tapahtuman alkua.
Järjestä äänijärjestelmä tarvittaessa. Varmista, että se on asetettu ja testattu ennen seremoniaa.
Järjestä roska-astiat tarvittaessa. Varmista, että ne ovat huomaamattomasti paikallaan ennen tapahtuman alkua.
Tee nimitunnisteet kaikille tapahtumaan osallistuville arvokkaille, jotta ne voidaan helposti tunnistaa. Järjestä joku tervehtimään heitä saapuessaan ja istuessaan.
Merkitse kaivospaikka köyden tai lippujen avulla, jotta ihmiset tietävät, mihin mennä. Järjestä muovinen pyyhekudosreitti, jos sivusto on mutainen, jotta osallistujien kengät eivät vahingoitu.
Varmista, että kaikilla kaivoksen osallistujilla on kova hattu. Huomaa, että tällaiset hatut saattavat olla välttämättömiä kaikille osallistujille, jos seremonia tapahtuu tietyssä kiintolevyalueella.
Seremonian toteuttaminen
Varmista, että kaikki osallistujat ovat heidän määrättyihin paikkoihinsa ennen seremonian alkua. Varmista, että he ymmärtävät niiden parametrit ja kuinka paljon aikaa he puhuvat.
Soita osallistujille tilaukseen ennen seremonian alkua. Tervetuloa kaikki seremoniaan ja esittele ensimmäinen puhuja, kun on aika aloittaa. Esitä logistiset vaatimukset, kuten virkistyspaikka tai WC: n sijainti.
Ota kuvia tapahtumasta tarpeen mukaan. Toinen vaihtoehto on järjestää kopioita lehdistössä otetuista valokuvista.
Säilytä ohjelman virtaus alusta loppuun. Siirry tarvittaessa ja puhu heti, kun pidät ohjelmaa radalla tai kattaaksesi puuttuvan osanottajan.
Huolehdi siivouksesta tapahtuman päätyttyä. Varmista, että kaikki roskakorit on otettu talteen ja että sivusto palautetaan tilanteeseen, joka oli ennen tapahtuman alkua.
Tarvittavat kohteet
-
Luettelo paikallisista lehdistön edustajista
-
Luettelo kaupungin, läänin, valtion ja liittovaltion edustajista
-
kutsut
-
Köysi merkitä pois paikasta
-
Lapio
-
Hardhatit osallistujille
-
Kamera
-
Koristeet
-
virvokkeita
-
Sivuston merkintälaitteet
-
Nimilaput
-
Pöytä ja tuolit
-
Podium äänijärjestelmällä
-
Teltta
vinkkejä
-
”Paikka” vastaa uraauurtavaa sivustoa. Ainoa aika, joka saattaa muuttua, johtuu yleisön koosta tai sääoloista. Saattaa olla mahdotonta saada kaikki halutuksi oikeaan paikkaan oikeaan aikaan, joten ota päivämäärä ja kellonaika, joka vastaa osallistujien aikatauluja. Upeita seremonioita ovat tyypillisesti ensimmäisen lika-aihion seremoniallinen kaivaminen. Niihin voi sisältyä myös pormestarin tai muun kaupungin, valtion tai liittovaltion virkamiehen, kauppakamarin tai talouskehitysviraston johtajien ja uraauurtavan yrityksen tai organisaation virkamiesten huomautuksia. Useimmissa tapauksissa on parasta yrittää työskennellä ilman yleisilmoitusjärjestelmää, koska se aiheuttaa vaivaa ja kustannuksia. Pidä virvokkeet yksinkertaisina, kuten kakku ja lävistys. Useimmilla tapahtumaan osallistuvilla henkilöillä on tiukat aikataulut ja niillä ei ole aikaa laajennettuun buffetiin tai illalliseen. Varmista, että ne ovat paikallaan vähintään tunnin ajan ennen tapahtuman alkua. Käytä nimimerkkejä vain, jos niitä tarvitaan. Kovia hattuja voi usein lainata paikalliselta teollisuudelta, jos varoja ei voi ostaa. Olkaa aina valmiita astumaan sisään ja tekemään kaikkea, mikä on tarpeen onnistuneen lopputuloksen varmistamiseksi. Kiitos osallistujille tulosta joko suullisesti tai kirjallisesti.
Varoitus
Älä koskaan saa yleisöä kiintolevyalueen sisällä noudattamatta oikeaa pöytäkirjaa, jonka kaupungin, valtion ja liittovaltion hallitukset ovat vahvistaneet.
