Toimintakäsikirja on kirjallinen asiakirja, jossa esitetään yksityiskohtaisesti organisaation säännöt ja erityiset menetelmät, joita se tulisi käyttää. Tämä kattaa kaiken organisaation yleisestä näkymästä saapuvan postin käsittelyn yksityiskohtiin. Muutamat peruskäsitteet politiikan ja menettelyjen käsikirjasta tekevät käsikirjasta hyödyllisemmän työntekijöille.
Kerää palautetta osastoilta
Ennen kuin kirjoitat organisaation virallisen käsikirjan, sinun tulee saada palautetta kaikista osastoista niiden politiikasta ja menettelyistä. Vaikka muodollista toimintaperiaatetta ja menettelytapoja ei ole, osastoilla on todennäköisesti oma epävirallinen politiikka, muistutukset ja hajautetut opaskirjat. Käytäntö- ja menettelytapasarjassa, ellei se ole kirjoitettu uudelle yritykselle tai organisaatiolle, olisi otettava huomioon, miten osasto on jo käynnissä. Täysin uuden politiikan ja menettelyjen käyttöönotto voisi hidastaa tuotantoa oppimiskäyrän vuoksi. Ajattele sen sijaan politiikan ja menettelyn käsikirjaa paikka, jossa kaikki epäviralliset politiikat ja menettelyt voidaan yhdistää yhteen paikkaan sekaannuksen välttämiseksi.
Tämä ei kuitenkaan ole ehdoton sääntö. Yksi politiikan ja menettelytavan käsikirjan kirjoittamisen eduista on, että se antaa mahdollisuuden tarkastella organisaation työn tehokkuutta. Kun kirjoitat käsikirjaa, puhu eri osastojen johtajien ja työntekijöiden kanssa, onko jokin politiikka ja menettelyt, joita he tällä hetkellä käyttävät, hankalat, vaikeat tai epäjohdonmukaiset. Jos näin on, kannattaa ehkä järjestää kokous, jossa keskustellaan tehokkaammista työskentelytavoista ennen käsikirjan täyttämistä.
Vaihda politiikka ja menettelytavat
Politiikoissa on yleisiä sääntöjä, jotka kuvaavat, mitä voidaan tehdä tai mitä ei voida tehdä, ja tämä vaihtelee filosofisesta konkreettiseen. Politiikka voi olla esimerkiksi "olemme ympäristöystävällisiä" tai "lähetä kaikki ottopyynnöt pääsihteeristöön." Menettelyissä kuvataan vaiheittaiset prosessit politiikan toteuttamiseksi. Kun luodaan toimintaperiaatteita ja menettelyjä koskeva käsikirja, erotetaan toisistaan tekemällä politiikan otsikot ja kunkin politiikan alanimikkeiden tai luetteloiden menettelyt. Näin työntekijät voivat nopeasti etsiä käsikirjaa, joka haluaa löytää tarkat tiedot siitä, miten politiikka tulisi toteuttaa.
Ole selkeä ja täsmällinen
Kun kirjoitat toimintaperiaatteita ja menettelyjä koskevia käsikirjoja, saatat joutua usein tarkastelemaan työsi leikkaamaan kaikki ammattikieltä, monimutkaisia lauseita ja epämääräisiä ohjeita. Yritä pitää lauseita vähintään 15 sanalla. Vältä ajoja tai lauseita, joita voidaan tulkita useammalla kuin yhdellä tavalla. Sen sijaan, että annat ohjeita, kuten "käsiteltäisiin kaikkia laskuja ja lähetät lomakkeen johtajalle", kuvailkaa laskutoimitusten käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset säännöt ja antakaa haltijalle lähetettävän lomakkeen nimi.
Saatat haluta, että yksi tai useampi työntekijä tarkastelee käytäntö- ja menettelyohjeita tarkistaakseen, mitä osia heillä on vaikea ymmärtää.
Tarkista ja päivitä säännöllisesti
Käytäntö- ja menettelytapasarja on elävä asiakirja. Voit pitää sen hyödyllisenä tarkistamalla ja päivittämällä sitä säännöllisesti tarvittaessa. Pidä kokous kerran vuodessa, jos haluat tarkistaa, onko politiikan ja menettelyjen käsikirjaa muutettava. Tähän sisältyy uusia tapoja tehdä työtä, muotoilla uudelleen vaikeita tai hämmentäviä kohtia ja aivoriihi tapoja tehdä käsikirja hyödyllisemmäksi, esimerkiksi lisäämällä lisätietoja tai värikoodeja eri lukuihin.
Vältä ajallisesti arkaluonteisten tietojen, kuten yhteystietojen, henkilöiden puhelinnumeroiden ja verkkosivustojen URL-osoitteiden, sijoittamista politiikkaan. Viittaamalla käsikirjassa oleviin tiettyihin henkilöihin tai nimikkeisiin katso osastojen nimet. Tämä auttaa varmistamaan, että toimintaperiaatteet ja menettelytavat pysyvät asianmukaisina pidempään.
