Hankkeiden koordinointi, jota kutsutaan joskus projektinhallinnaksi, vaatii useita taitoja ja kykyä sopeutua muuttuvaan ympäristöön. Projektikoordinaattoreiden on yleensä työskenneltävä useiden henkilöiden kanssa ja vaadittava kykyä organisoida ja hallita tietoja ja yksilöitä. Vaikka jokainen projekti on erilainen, jotkut vinkit ovat hyödyllisiä kaikille projektikoordinaattoreille.
Kehitetään yksityiskohtainen työohjelma
Ennen kuin jokin hankkeen pyöristä alkaa kääntyä, laadi yksityiskohtainen työsuunnitelma, joka kattaa kaikki projektin osat. Sisällytä esimerkiksi budjettia, aikataulua, yhteystietoluetteloa ja tarvittaessa hätäsuunnitelmia tai vastausskenaarioita. Suunnitelman avulla opastat läpi kaiken epävarman maaston ja kartoitat samalla hankkeen yleisen suunnan. Levitä suunnitelma kaikille asianomaisille toimijoille, jotta jokainen projektin jäsen on samalla sivulla.
Ole valmis poikkeamaan suunnitelmasta
Yksityiskohtainen ja selkeä suunnitelma on välttämätön hankkeiden koordinoinnille, mutta myös kyky improvisoida ja muuttaa suunnitelmaa tarpeen mukaan. Parhaat projektikoordinaattorit noudattavat suunnitelmaa niin kauan kuin se toimii. jos suunnitelma ei kuitenkaan ohjaa projektia päihin tai jos sen havaitaan puuttuvan yhdessä tai useammassa osassa, on aika vaihtaa suunnitelmia. Projektikoordinaattoreiden tulisi olla avoin muiden tiimin jäsenten panokselle, kun suunnitelmia muutetaan, ja muutokset tulisi ilmoittaa kaikille asianomaisille toimijoille.
Minimoi viestintä
Viestintä on välttämätöntä hankkeiden koordinoinnille - useiden eri osastojen, järjestöjen, kaupunkien, valtioiden tai jopa maiden toimijoiden on usein työskenneltävä yhdessä tiettyä loppua varten. Tämä vaatii yleensä usein osapuolten välistä viestintää; tämä prosessi ei kuitenkaan saisi heikentyä. Nimeä vähimmäismäärä avainasiakkaita ja säilytä sähköpostiviestejä mahdollisimman vähän. Useiden sähköpostiviestien järjestäminen voidaan usein järjestää nopeasti ja yksinkertaisesti puhelun kautta.
Kehitetään johtamistaitoja
Johtamistaidot ovat kauaskantoisia ja vaadittavat taidot vaihtelevat projektista toiseen. Jotkut taidot kuitenkin erottuvat yleisesti välttämättömiksi projektin koordinoinnissa - organisointi, tiedustelu, avoimuus ja jopa huumorintaju auttavat luomaan menestystä edistävää ilmapiiriä. Koordinaattorit eivät ole täydellisiä, mutta ne voivat olla parempia tai huonompia ja parannuksia on aina. Projektikoordinaattoreiden tulisi olla avoimia muille palautteille ja viettää aikaa miettiä, miten heidän johtamistaitojaan voidaan kehittää ja toteuttaa hyödyllisemmin ja tehokkaammin.
