Kirjeen kirjoittaminen virallisen kutsun epäämiseksi voi olla hankalaa. On tarpeen vastata niin, että henkilö tai yritys, joka kutsuu sinua, tietää, että heidän ei pitäisi odottaa sinua. Haasteena on kirjoittaa kirje siten, että se ei loukkaa tai anna toisen osapuolen ajattelemaan, että yrität vain päästä ulos tapahtumastaan. Huolellinen sanamuoto ja innokas tarkka tarkistus varmistavat, että vastaanottaja vastaanottaa viestin tarkoitetulla hengellä.
Aloita kieltäytymiskirjeesi tervehdyksellä. Päätä, miten haluat ottaa vastaan vastaanottajan. Jos tämä on todella muodollinen ja sinulla ei ole päivittäistä suhdetta henkilöön, ota hänet "Mr.": ksi. tai "rouva" Käytä etunimeä vain virallisessa kirjeessä, jos olet varma, että tämä on hyväksyttävää.
Ole rehellinen. Älä tee ylellisiä tarinoita, jotka selittävät, miksi et voi osallistua. Kerro totuus mahdollisimman lyhyesti. Selitä lauseessa tai kahdessa syystä, miksi et ole läsnä. Käytä sanoja "valitettavasti" tai "valitettavasti" osoittamaan, että haluat tilanteen olevan erilainen.
Ilmaise arvostuksesi kutsusta. Kiitos vastaanottajalle ajattelemasta sinua. Näin varmistat, että et poisteta luettelosta pysyvästi tulevia tapahtumia varten.
Sulje kirje lähettämällä vastaanottajalle parhaat toiveet. Anna hänen tietää, että toivotte hänen tapahtumansa hyvin.
Sulje kirjain "Vilpittömästi" tai kiitä vastaanottajaa uudelleen. Kirjoita nimesi kynällä. Tämä osoittaa, että olet itse ottanut kirjeen ajan. Painettu nimi on liian yleinen, ja se voi tehdä isäntäkasvattajan mielestäsi liian kiireiseksi viettämään aikaa vastata oikein hänen kutsuunsa.
Lue kirje ääneen. Varmista, että siinä on haluamasi sävy. Tee muutokset ja lähetä sitten kirje.
Varoitus
Rehellisyys on paras politiikka hylkäämällä kutsun. Et halua olla kiinni valheessa, joka saattaa rikkoa hyvän liikesuhteen.
