Vakuutusasiamiehenä sinun täytyy kieltää tiettyjä vaatimuksia. Kun kiellät väitteen, sinun on lähetettävä asiakkaalle kirje, joka kertoo syynne kieltää sen. Tämä voi olla hankala, mutta se on osa työtäsi. Pidä kirjasi ammattimaisena ja ytimekkäästi, jotta vuorovaikutus olisi mahdollisimman yksinkertainen sinulle ja asiakkaalle.
vinkkejä
-
Muista sisällyttää tietyt tiedot kieltäytymisestä tai asiakas voi nostaa vakuutusyhtiön vahingonkorvausvaatimuksesta.
Mitkä ovat syyt kieltää asiakkaan vaatimuksen?
Joitakin yleisiä syitä kieltää vakuutusvaatimukset ovat:
- Asiakkaan käytäntö ei kata vahinkoa.
- Asiakas ei ole maksanut vakuutusmaksujaan.
- Ei ole riittävästi todisteita väitteen tueksi.
- Väitettä ei toimitettu ajoissa.
- Asiakas antoi virheelliset tiedot.
Tämä luettelo ei ole tyhjentävä ja voi olla muita syitä, joiden vuoksi väite hylätään. Tärkeää on mainita nämä syyt selvästi. Jos asiakas ei ole tyytyväinen antamiinne syihin, hänellä voi olla oikeus valittaa.
Mitä pitäisi olla vaatimuksen kieltämisessä?
Sinun kieltokirjeessä on oltava:
- Sinun nimi, asema ja yritys.
- Päivämäärä, jolloin vaatimus on jätetty.
- Kieltämisen päivämäärä.
- Syy hylkäämiseen.
- Asiakkaan käytännön numero.
- Vaatimuksen numero.
Katso yrityksesi tyylioppaasta ja malleista kieltäytymiskirjeistä, onko yrityksessäsi lisätietoja, joita sinun pitää lisätä kirjeenne. Saatat joutua esimerkiksi viittaamaan osavaltiosi auto-vakuutuslainsäädäntöön, jos asut yhdessä valtioista, jotka vaativat onnettomuuksien uhreja tekemään henkilövahinkojen suojausvaatimuksia.
Miten muotoilet vaatimuksen kieltämiskirjeen?
Hakemuksen epäämiseen liittyvän kirjeen tulee olla muotoiltu kuten mikä tahansa muu yritysviestintä. Tässä on esimerkkimalli, jota voit seurata:
Yhtiösi Puhelinnumerosi Sähköpostiosoitteesi
Asiakkaan nimi ja yhteystiedot, jotka on muotoiltu samalla tavalla kuin alustit nimesi ja yhteystietosi edellä.
RE: Korvaus PÄIVÄMÄÄRÄ: Kirjeesi kalenteripäivä
Hyvä (asiakkaan nimi)
Kirje kirjeellä
Ystävällisin terveisin,
Sinun nimesi
Ilmoita sulkeissa olevien koteloiden lukumäärä.
Miten kirjoitat kirjeen ruumiin?
Ensimmäisessä kohdassa todetaan, että kirje on vastaus asiakkaan vaatimukseen. Nimeä vaatimuksen numero ja asiakkaan käytännön numero sekä päivämäärä, jolloin vaatimus tehtiin. Anna lyhyt katsaus väitteen luonteeseen. Toisessa kappaleessa kerrotaan yksityiskohtaisesti yrityksen tutkintamenettelystä. Seuraavassa kohdassa on kohteliaasti, mutta selkeästi todettu, että yritys kieltää asiakkaan väitteen tutkinnan tulosten perusteella.
Lopullisessa kappaleessa on annettava ohjeita, joiden avulla asiakas voi ottaa sinuun yhteyttä, jos hänellä on kysymyksiä tai lisäkommentteja väitteestä tai kieltäytymisestä. Kiitos asiakkaalle vaatimuksesta ja hänen liiketoiminnastaan. Ilmoittakaa, että vaikka sinun oli hylättävä tämä erityinen väite, toivottavasti jatkat ammatillista suhdettasi asiakkaan kanssa tulevaisuudessa. Jos sinulla on koteloita, huomaa ne tässä.
