Asiakasvalitusten käsittely on tärkeä osa liiketoimintaa; tapa, jolla kantelu käsitellään, voi merkitä suurta voittoa ja tappiota, joka johtuu asiakkaiden tyytymättömyydestä. Asiakkaiden tyytymättömyys laskutukseen, hintoihin, vasteaikaan, henkilöstöön, dokumentointiin tai tuotteeseen tai palveluun ovat yleisiä valitusten tyyppejä. Valitukset voivat olla laillisia, liioiteltuja tai jopa virheellisiä. Yritykset voivat ratkaista ongelmia ja varmistaa tulevaisuuden liiketoiminnan asiakkaan kanssa ratkaisemalla ongelmia sekä tehokkaasti että tehokkaasti.
Kuuntele asiakkaan valitusta keskeyttämättä. Anna hänelle täysi ja jakamaton huomio. Kun hän on valmis, kysy, onko olemassa muita tietoja, jotka sinun pitäisi tietää; sitten kiittää häntä ilmoituksesta.
Hyväksy asiakkaan kanssa, että ongelma on olemassa. Älä kiistä tai väitä.
Pahoittele ongelmaa ja varmista asiakkaalle, että yrität ratkaista ongelman mahdollisimman pian.
Ratkaise ongelma yrityksesi tai organisaation asettamien ohjeiden mukaan parhaalla mahdollisella tavalla. Tarjota tarvittaessa vaihtoehtoinen ratkaisu, kunnes asiakas on tyytyväinen. Jos ongelma ratkaisee muutaman minuutin, selitä ongelman ratkaisemiseksi tarvittavat toimenpiteet tai vaiheet. Asiakkaat haluavat tietää, että heidän ongelmansa ratkaistaan kohtuullisessa ajassa, jos valitusta ei voida käsitellä välittömästi.
Varmista asiakkaalle, että haluat varmistaa, että sama ongelma ei tapahdu kenellekään muulle. Asiakkaat ovat halukkaampia palaamaan liiketoimintaan, joka on ratkaissut ongelman tehokkaasti. asiakkailla on enemmän suvaitsevaisuutta huonoihin palveluihin kuin huonoon elpymiseen.
Pysy ajan tasalla ongelman ratkaisusta ottamalla yhteyttä osastoihin, jotka pyrkivät korjaamaan ongelman. Jos ratkaisu vaatii monivaiheisen prosessin, varmista, että kaikki yksiköt tai ihmiset työskentelevät yhdessä ongelman ratkaisemiseksi kohtuullisessa ajassa.
Pidä asiakas tietoinen ongelman ratkaisusta. Anna hänen tietää edistymisestä, kuunnella huolellisesti hänen huolensa ja vakuuttaa hänelle, että ongelma on korjaamassa.
Seuraa asiakkaan kanssa varmistaaksesi, että kaikki asianmukaiset toimenpiteet toteutettiin ongelman seuraamiseksi. Kiitos asiakkaalle hänen jatkuvasta suojelustaan.
vinkkejä
-
Jotkin asiakaspalveluvalitukset voidaan ratkaista yhdellä vierailulla tai yhdellä puhelinsoitolla. Pitkät ongelmat olisi seurattava ja tarkistettava, jotta varmistetaan edistys. Jotkut ratkaisut eivät edellytä pitkäaikaisia yhteyksiä asiakkaan kanssa.
