Tapa, jolla ilmoitat asiakkaalle, että et enää palvele häntä, voi tehdä tai rikkoa yrityksen mainetta. Asiakkaat voivat helposti ilmaista mielipiteensä sinusta ja yrityksestänne Internetissä, joten vaikka hän olisi ollut jatkuvasti töykeä tai vaativa, sinun on ilmoitettava viestistäsi olematta kunnioittamaton. Kirjeen kirjoittaminen asiakkaalle on paras tapa rikkoa uutinen, koska se antaa sinulle aikaa miettiä, mitä sanoa, ja se säästää asiakkaan kiusallisesta julkisesta kohtauksesta.
Osoita kirjeen asiakkaalle ja kirjoita, että yrityksesi ei enää pysty palvelemaan häntä tänään. Käytä yksinkertaista, selkeää ja kiinteää kieltä, jotta asiakas ymmärtää, että päätös on lopullinen eikä ole avoinna neuvotteluihin, väitteisiin tai kirjelmiin.
Selvitä syy siihen, miksi olet tehnyt tämän päätöksen keskittymällä myönteisiin tilanteisiin negatiivien sijaan. Käytä yleistä syytä sen sijaan, että menisit erityispiirteisiin. Jos esimerkiksi annat asiakkaalle mennä, koska hän on suullisesti väärin työntekijöihisi, älä kirjoita, että hän on töykeä. Sano sen sijaan, että yrityksesi ei pysty mukautumaan hänen tarpeisiinsa ja että toinen yritys voisi paremmin palvella sitä. Todellisuudessa asiakkaan "tarpeet" merkitsevät hänen johdonmukaisuuttaan, mutta annat hänen ajatella, että olet tehnyt tämän päätöksen mielenkiinnolla.
Vaihtoehtoisesti käytä tarkempaa liiketoimintaa. Voit esimerkiksi kertoa asiakkaalle, että asiakaskunta kasvaa niin nopeasti, että et enää pysty tarjoamaan laadukasta palvelua kaikille asiakkaillesi, minkä vuoksi sinun on annettava jotakin mennä. Jos sinun on päästävä eroon vaativasta asiakkaasta, joka vie liikaa aikaa, sanoa, että et voi palvella hänen aikansa täyttääkseen hänen odotuksensa.
Tarjoa ohjeita tai ainakin parhaita toiveita. Voit esimerkiksi antaa asiakkaalle lähetyksen toiselle paikalliselle yritykselle, joka tarjoaa sinulle samanlaisen palvelun. Tämä toimii erityisen hyvin, jos leikkaat asiakkaita, koska pienyrityksesi ei voi pysyä kysynnässä. Asiakkaat ymmärtävät paremmin, jos olet valmis auttamaan heitä löytämään korvaavan. Jos annat asiakkaalle mennä huonon asenteensa vuoksi, älä kuitenkaan lähetä häntä kilpailijoille, koska heidän ei myöskään tarvitse käsitellä häntä. Tällaisissa tapauksissa yksinkertaisesti sulje kirjosi sanomalla jotain "toivotan teille parasta."
