Käytäntöjen ja menettelyjen manuaalisen käytön avulla jokainen työntekijä voi tarkastella käytäntöjä ja menettelyjä milloin tahansa ilman, että he tarvitsevat huolta uusista päivityksistä. Compay välttää useiden paperikopioiden tulostamisen tarpeen mukaan eri osastoille. Ensimmäisenä askeleena on kirjoittaa käytäntö- ja menettelykäsikirja ja seuraava on luoda ilmainen tili Google-dokumenteilla, web-pohjainen käyttöliittymä, jonka avulla jäsen voi ladata asiakirjoja ja jakaa niitä muiden kanssa. Lataa sitten asiakirja ja määritä asiakirjojen katseluoikeuksien tasot.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokoneeseen asennettu tekstinkäsittelyohjelma
-
Internet-yhteys
-
Sähköpostiosoite
Avaa uusi asiakirja tekstinkäsittelyohjelmistossasi. Kuvaile lyhyesti, mitä sisältöä on sisällytettävä politiikan ja menettelyn käsikirjaan. Voit hajottaa käsikirjan osastolta ja sitten tehtävistä jokaisessa osastossa. Muista sisällyttää yhteystiedot kunkin osaston vastuuhenkilöille. Muotoile ja korjaa asiakirja. Tallenna työsi.
Kirjaudu Internetiin ja käy osoitteessa google.docs.com. Luo tili käyttämällä nimettyä työtunnusta ja salasanaa, joka sisältää kirjaimia ja numeroita. Tarkista sähköpostisi vahvistussähköpostiviestistä Googlesta ja kerro uudesta tilistäsi ja klikkaa sähköpostiviestissä olevaa vahvistuslinkkiä, kun haluat suorittaa tilin.
Kirjaudu takaisin uuteen tiliisi. Napsauta "Lataa asiakirja" -kohdan lähellä valikkovalintoja vasemmalla. Näyttöön tulee uusi ikkuna, jossa on kaksi osaa. Vasemmanpuoleinen palkki näyttää työpöydän tai kiintolevyn tiedostot riippuen siitä, miten se on asetettu. Siirry ikkunan yläosassa oleviin nuolikuvakkeisiin siirtymällä kohtaan, johon olet tallentanut käytäntö- ja menettelytavat. Napsauta käytäntö- ja menettelyn manuaalista tiedostoa, jotta se näkyy ”Tiedostonimi” -ruutuun. Napsauta "Avaa". Google-dokumentit näyttävät tilapalkin, kun lataus on valmis.
Napsauta ”Takaisin dokumenttien hallintaan”. Napsauta tyhjä -valintaruutua vastikään ladatun käytäntö- ja toimintakäsikirjan vieressä.
Napsauta ohjeen yläpuolella olevan työkalurivin Jaa dokumentti. Tämä avaa toisen pienen ruudun, jossa voit syöttää niiden sähköpostiosoitteet, joille haluat luvan tarkastella tai muokata asiakirjaa. Jos esimies ei ole kertonut teille toisin, valitse ”Näytä” juuri nyt. Kun napsautat “Kutsu”, se lähettää uuden sähköpostiviestin niille, joita luetitte, jotta he tietäisivät, että on olemassa uusi asiakirja, jota he voivat tarkastella. Sinulla on nyt täydellinen online-käytäntö- ja menettelyohje.
vinkkejä
-
Voit muokata asetuksia soittamalla lupa- ja ilmoitustasoilla. Jos haluat, Google-dokumentit voivat ilmoittaa kutsutulle henkilölle aina, kun asiakirjaan tehdään muutos. Tämän ansiosta työtoverisi tietävät, että tarkasteltavaksi on päivitetty versio. Vaihtoehtoisesti Google-dokumentit tarjoavat myös pääsivun linkin, jossa voit jakaa asiakirjan pysyvänä web-linkkinä, mikä saattaa helpottaa jakelua suuremmille ihmisille ja poistaa käyttöoikeustasojen päivityksen päivittäin.
Varoitus
Älä jaa Google-dokumenttien salasanaa kenenkään kanssa, jolle et halua käyttää tilin muutoksia.
