Ehdotuspyyntö on yrityksen, voittoa tavoittelemattoman organisaation tai valtion viraston antama asiakirja, joka pyytää potentiaalisten toimittajien vastauksia lueteltuihin vaatimuksiin. Vaikka RFP: t vaihtelevat koon, laajuuden ja muodon mukaan, ne kattavat yleensä samanlaisia aiheita. RFP kertoo tavallisesti myyjälle sponsorointiyksiköstä, mitä se haluaa saada ja esittää ehdot ja valinnan ehdot. RFP pyytää tavallisesti myyjiä selittämään, miksi he ovat päteviä vastaamaan, miten he aikovat saavuttaa ehdotuksessa kuvatut tavoitteet ja hinnan, jonka he odottavat maksavansa.
Kuvaile RFP: n tarkoitusta ja laajuutta, mukaan lukien tavarat, tuotteet tai palvelut, jotka haluat hankkia, sekä pätevyys, jota myyjä haluaa omistaa. Näin toimittajat voivat määrittää, ovatko ne oikeutettuja ja haluavat vastata. Ilmoittamalla, että yrityksellesi tarvitaan 10 000 sinistä widgetiä, jotka toimitetaan kolmen kuukauden kuluessa, organisaatiosi etsii sijaintia ja laitteita 200 aterian valmistelemiseksi ja palvelemiseksi päivittäin iäkkäille asiakkaille, tai virasto vaatii koulutusta asiakaspalvelua parantamaan, voit tallentaa oman ja oman myyjien aikaa ja vaivaa.
Kirjoita kuvaus yrityksestänne, organisaatiollesi tai virastolle, joka tarjoaa potentiaalisille myyjille hyödyllisiä tietoja. Koska useimmille toimittajille on aikaa ja rahaa vastata RFP: hen, tämä auttaa luomaan tulevaisuuden työsuhteen. Selitä, mitä aiotte saavuttaa tuotteensa tai palvelunsa kanssa. Tunnista ne henkilöt, joille heidän tulisi ohjata kysymyksiä ja kirjeenvaihtoa.
Määritä työn laajuus yksityiskohtaisesti, jotta toimittajat voivat tehdä tarkkoja ennusteita työvoimasta, materiaaleista ja muista kustannuksista.Luettele ennustetut päättymispäivät, jotta he voivat kehittää realistisen aikataulun. Kuvaile edellytyksiä, joita he odottavat heidän täyttävänsä, kuten työ-, ympäristö- ja turvallisuusstandardit. Ilmoita tarvitsemasi suorituskykystandardit ja se, miten odotatte seurata ja arvioida niiden työtä.
Luettelo suunnitelmista, raporteista, tuotteista, palveluista ja materiaaleista, joita odotat heidän toimittavansa ja milloin haluat, että kukin niistä valmistuu. Myyjillä voi olla olosuhteita, jotka estävät heitä toimittamasta sitä, mitä pyydätte, kun odotat sitä. Odotuksesi ja myyjän väliset erot ovat todennäköisesti keskustelussa sopimusneuvotteluissa. Jotkut RFP: t sisältävät osan ehdotetun sopimuksen vakio-osista, kuten peruutusehdot ja salassapitosopimukset
Sisällytä RFP: hen kriteerit, joita käytät arvioitaessasi saamiasi vastauksia sekä palkinnon saajan tarjousmenetelmää ja -aikaa. Tämä on tärkeää, jotta vältyttäisiin suosioista tai muista epäoikeudenmukaisista käytännöistä. Monet RFP: t käyttävät pistejärjestelmää, joka antaa pisteitä sellaisista kohteista kuin kustannukset, työn laajuus, pätevyys ja henkilöstö.
