Vaikuttakaa potentiaaliset työnantajat tai tee yritysehdotus virallisella kirjeellä. Liiketoimintaan tai vakaviin tarkoituksiin käytettävät muodolliset kirjeet noudattavat tiettyä muotoa asiaa koskevan viestin välittämiseksi. Jotta joku voi hakea työhaastattelua, virallinen kirje on ihanteellinen näyttämään uran taitoja ja koulutusta.
Lisäksi mahdolliset työntekijät haluavat sisällyttää virallisen kirjeen kanssa ansioluetteloon tai muihin tarvittaviin asiakirjoihin. Koska digitaalinen aikakausi helpottaa yritysten ja potentiaalisten työntekijöiden välistä viestintää, muodollisten viestien kotelointimuotojen ja hiilikopioiden (CC) merkinnät ovat muuttuneet hieman.
Kotelointimerkinnän käyttö muodollisen kirjeen lopussa
Ennen kuin sähköinen posti tuli tavanomaiseksi tavaksi toimittaa viestejä virallisesti tai epävirallisesti, ihmiset kirjoittivat viralliset kirjeet. Kirjoitettu kirjain, jolla on muodollisuus ja viestin selkeys. Virallisessa kirjeessä kotelo seuraa sulkemis- tai allekirjoitusosaa. Ohita neljä riviä ja lisää sitten sana kotelo.
Kotelo-osiossa määritetään koteloiden lukumäärä ja vastaavat nimet. Jos esimerkiksi kirjoitat muodollisen työmahdollisuuskirjeen, haluat lisätä ansioluettelon. Kirjoita sanan kotelon jälkeen (1), kun haluat ilmoittaa, kuinka monta muuta asiakirjaa olet kirjoittanut virallisen kirjoitetun kirjeenne jälkeen. Jos sinulla on useampi kuin yksi kotelo, käytä kaksoispistettä kotelo-osan jälkeen.
Sitten ilmoita lähettämäsi asiakirjan numero ja nimi kirjaimellasi. Vältä lukijan lukemista liian monella kotelolla, ellei se ole tarpeen. Sinun tulee lähettää enintään kolme koteloa. Lopuksi muodolliset kirjoitetut kirjaimet käyttävät tyypillisesti koteloita erillisten asiakirjojen sisällyttämiseksi kirjeen lisäksi. Sähköposti tarjoaa enemmän mahdollisuuksia lähettää viestejä ja materiaaleja useammille ihmisille kerralla.
Syyt käyttää CC: tä muodollisen kirjeen alareunassa
Samoin kuin kotelot osoittavat asiakirjoja, jotka lähetetään virallisella kirjeellä, saatat haluta lähettää sen useille henkilöille samanaikaisesti. Muodollisella kirjoitetulla kirjaimella tämä on mahdollista sisällyttämällä viestin loppuun hiilikopion merkintä. Kirjoita kotelo-osan jälkeen merkintä CC, jota seuraa kaksoispiste. Lisää seuraavaksi sen henkilön nimi, jolle lähetät kirjeen. Jos haluat lähettää useita lähettäjiä, lisää jokainen nimi erilliselle riville.
Sähköpostilla (sähköposti) sähköpostiosoitteesi osa koostuu CC: n versiosta. Tässä tapauksessa sisällytät niiden henkilöiden nimet, joille lähetät vastaavan sähköpostiviestin. Jos sinulla on useampi kuin yksi nimi, lisää pilkku nimien väliin. Kotelon ja CC: n yhdistelmä muodostaa tyypillisesti muodollisen kirjeen, joka sisältää lukijalle liiketoimintaviestin ja asiaankuuluvat asiakirjat.
