Front office -menettelyt on räätälöitävä yrityksesi tarpeisiin. Esimerkiksi lääketieteellinen tai hammaslääketieteellinen käytäntö edellyttää erilaisia menettelyjä kuin asianajotoimisto, keräilytoimisto, parturi tai tehdas. Ota aikaa kehittää perusteellinen tarkistuslista, jossa käsitellään tärkeitä toimiston tavoitteita ja tavoitteita.
Perusasiat
Yrityksille, jotka saavat asiakkaan jatkuvaa liikennettä, etukonttorin menettelyjen tulisi heijastaa koko liiketoimintaympäristöä. Lämmin ja kutsuva yritys korostaa hymyilemisen ja ammatillisen puhelinetiketin ylläpitämisen tärkeyttä. Lääketieteen tai hammaslääkärin toimistot tukeutuvat voimakkaasti potilaan jatkuvaan virtaan. Siksi klinikan etukonttorissa pitäisi olla riittävästi saantihenkilökuntaa potilaiden tarkistamiseksi, potilaan kysymyksiin vastaamiseksi henkilökohtaisesti ja puhelimitse ja hoitamaan potilaiden lähdöt, mukaan lukien maksu- ja aikataulujen seurantamenettelyjen vastaanottaminen. Harkitse työskentelyä puhelinpalvelun kanssa, jotta voit käsitellä asiakkaan tuntikausia.
aikataulutus
Tärkeä osa menestyksekkään toimiston johtamista on liiketoimintakokousten käsittely. Front office -henkilöstön tulee ottaa yhteyttä asiakkaisiin päivää ennen heidän nimittämistään ja vahvistaa aikataulun mukainen aika. Luo peruutus- tai ei-näyttö-luettelo, jotta voit ajoittaa muita tapaamisia korjataksesi pudotetut. Hotellin toimistohenkilökunnan tulee säilyttää tarkat huonetiedot, koska ne vaikuttavat suoraan huonepalveluun ja siivouspalveluihin. Alakohtaisen, keski- ja lukion oppilaitoksen työntekijöiden tulisi säilyttää tarkat oppilaskirjat, mukaan lukien opiskelijan poissaolot ja vierailijat.
parannuksia
Arvioi jatkuvasti toimistoprosesseja. Jos löydät parannuksia, luo ja toteuta asianmukaisia strategioita. Jos etukonttori on hämmentynyt puheluihin ja se ei aina pysty tarjoamaan erinomaista asiakaspalvelua, harkitse puhelimen järjestelmän muuttamista (esim. Tietokoneen puhelinjärjestelmän avulla) tai käyttämällä pikaviestitekniikkaa henkilöstön saatavuuden mittaamiseen. Arvioi, voidaanko etukonttorisi tapausten hallinta parantaa paperittomasti.
