Lääkinnällisen toimiston tehokkaan hallinnoinnin varmistamiseksi, onko kyseessä pieni käytäntö tai suuri klinikka, on kehitettävä ja toteutettava kattavat, selkeät menettelyt, jotka koskevat tarpeellisia tehtäviä ja vastuita. Toimistomenettelyissä olisi korostettava erilaisia työntekijöiden velvollisuuksia, kuten kuvaamaan, mitä vastaanottovirkailijoiden pitäisi tehdä, kun toimisto avautuu ja sulkeutuu. Sinun pitäisi ymmärtää, miten lääketieteellinen toimisto räätälöi menettelyjä asianmukaisesti.
Perusasiat
Office-menettelyjen pitäisi välittää vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa. Asiaankuuluvia aiheita ovat tavalliset asiakkaan tervehdykset (esim. Henkilökohtaisesti ja puhelimitse), johdon tyytymättömät tai vihaiset asiakkaat, asiakkaan luottamuksellisuus (esim. HIPAA-määräykset) sekä tapaamisasetukset ja ilmoitukset. Useimmille lääketieteen toimihenkilöille tarvitaan vahvoja asiakaspalveluosaamisia. Näin ollen menettelyjen pitäisi erottaa ”hyvä” ja ”riittämätön” asiakaspalvelu. Tarvitaan vakiomenettelyjä hätätilanteessa tai luonnonkatastrofissa, kuten tulipalo tai tulva. Luo erillinen työntekijän käsikirja keskustelemaan pukeutumissääntöjä, läsnäoloa, seksuaalista häirintää, palkkausta, lomaa ja etuja koskevista politiikoista.
asiakirjat
Onnistunut lääketieteellinen toimisto hoitaa potilastietoja tehokkaasti. Varmuuskopiointimenettelyjen olisi oltava pakollisia paperittomien toimistojen osalta (esim. Potilastietojen tallentaminen verkossa tai tietokoneohjelmassa). Front office -oppaassa on selitettävä, miten asiakastietoja voidaan luoda, päivittää ja tallentaa. Käsikirjassa on myös oltava menettelyt, joiden avulla voidaan tehdä tallentamattomia tietoja, kuten potilaan siirtyessä. Toinen tärkeä näkökohta liittyy lääkärin kalentereihin. Esimerkiksi kaavailemalla kaksi potilasta joka tunti, lääkärillä voi olla 20-30 minuuttia vapaata aikaa. Menettelyissä on selvitettävä, miten ajoitetaan sopiva määrä potilaita tunneittain ja päivittäin. Menettelyt saattavat myös kuvata tavanomaista tapaa määrittää tenttihuoneet.
Laskutus
Edessä olevien lääketieteellisten toimistojen menettelyjen tulisi olla yksityiskohtaisia siitä, kuinka kerätä maksuja potilaista. Jos potilas käyttää vakuutusta, menettelyissä on selitettävä, mitä tietoja tarvitaan vakuutuksen todentamiseksi ja tarvittaessa keräämään yhteismaksu. Menettelyissä on selvitettävä, saako maksu ennen vierailua tai sen jälkeen, kun potilas maksaa taskusta. Kuvaile myös tarvittavat toimenpiteet vakuutusvaatimusten korvaamiseksi ajoissa. Selitä esimerkiksi, kuka koodaa tai tunnistaa potilastietojen ja laskutuksen lääketieteelliset menettelyt. Menettelyissä olisi määriteltävä, kuinka käsitellä maksamattomia tilejä, kuten sellaisia, jotka ovat jäljellä vielä kuusi kuukautta tai 1 vuotta.
