Käteisen rahan hallinta yrityksessä edellyttää huolellista kirjanpitoa ja turvallisuutta. Yhdysvaltain pienyritysten hallinnon mukaan käteisoperaatiot ovat heikommin petollisia, palkkioita, odotusaikoja ja maksuvirheitä. Haittapuolena on, että käteistä, joita ei hallita, voi houkutella IRS: n ja työntekijöiden ja muiden rikollisen kiusauksen parempaa tarkastelua. Useiden sisäisen kassavalvonnan menetelmien soveltaminen voi auttaa minimoimaan riskit.
Vetting työntekijät
Käteisvalvonta alkaa ihmisistä. Työntekijät, jotka käsittelevät käteisvaroja tai rahavaroja, mukaan lukien sekit ja luottokorttiliikkeet, on tarkastettava perusteellisesti. Rikosrekisteritarkastukset, huumausaineiden seulonta ja aiemman työn tarkistaminen voivat olla osa tarkastusprosessia. "Journal of Management and Marketing Research" -raportin mukaan rikoksen vaikutuksista liiketoimintaan, "Taustatarkastuksiin olisi sisällytettävä myös luottotietoraportti, koska jotkut työntekijät voivat turvautua yrityksen varoihin, kun huumeriippuvuudesta, aviorikoksesta, uhkapelistä tai sairaanhoitokuluista aiheutuu taloudellisia paineita. näyttävät ylitsepääsemättömiltä."
Transaktioiden dokumentointi
Käteissiirtojen säilyttäminen mahdollistaa tarkan kirjanpidon ja IRS: n täyttämisen luomalla sen, mitä Yhdysvaltain kauppaministeriö kutsuu "kiistämättömäksi tilintarkastusrekisteriksi". Numeroidut kaksiosaiset kuitit ovat ihanteellisia, koska niiden avulla voit antaa asiakkaalle yhden kopion kuitista ja säilytä toinen kopio tietueistasi. Kassakoneiden säännöllinen laskeminen voi auttaa varmistamaan tarkkuuden. Laskenta- ja vastaanottokirjojen tulostaminen voi olla hyödyllistä myös käteisoperaatioiden dokumentoinnissa.
Erotukset
Osa sisäisestä kassanvalvonnasta asettaa useamman kuin yhden henkilön käteisrahaliikenteen tarkastuksesta. Yalen yliopiston omien tullierottelusääntöjen mukaan kenenkään henkilön ei pitäisi olla yksin vastuussa käteisvarojen alkutapahtumien käsittelystä, kirjanpidon pitämisestä, saldojen yhteensovittamisesta, rahan kuljettamisesta tai tallettamisesta ja kirjanpidon hyväksymisestä. Yalen yliopiston mukaan ”Kun näitä toimintoja ei voida erottaa toisistaan, tarvitaan kattavaa valvontatoimintaa koskeva yksityiskohtainen valvontatarkistus asiaankuuluvista toiminnoista.”
Rahan turvaaminen
Videokameroiden asentaminen ja kassakaappien tallentaminen käteisen tallentamiseen ovat menetelmiä käteisvarojen suojaamiseksi sellaisissa pisteissä, joissa tapahtumia tapahtuu. Yhden työntekijän ja yhden esimiehen nimeäminen yhdessä yrityksen turvallisen hoidon tai pankkitalletusten hoitamiseksi on menetelmä, joka auttaa suojaamaan rahaa ennen kauttakulkua ja sen aikana. Käteistulojen ja pankkitalletustietojen yhteensovittaminen päivittäin ja kuukausittaiset arviot yrityksesi yleisestä kirjanpidosta ovat tapoja, joilla voit tarkkailla silmällä sisäisiä käteisennätyksiä ja estää IRS: n ongelmia.
IRS-kärki
IRS: n mukaan ”Jos saat 12 kuukauden aikana rahaa yli 10 000 dollarin käteisenä yhdeltä ostajalta kaupan tai liiketoiminnan tapahtuman seurauksena, sinun on ilmoitettava siitä sisäiselle tulopalvelulle (IRS) ja Finanssirikosten täytäntöönpanoverkko (FinCEN) lomakkeella 8300. ”Yrityksillä on 15 päivän kuluessa siitä, kun se on vastaanottanut yhden 100 000 dollarin tai useamman käteismaksutapahtuman, lomakkeelle 8300 IRS: n kanssa.
