Dokumentointi on osa jokapäiväistä elämää henkilökohtaisen, taloudellisen ja yleisen tiedonkeruun maailmassa, ja siksi on asianmukaista, että asiakirjojen käsittelymenetelmiä suoritetaan määräajoin. Tarkastus osoittaa, mitä toimenpiteitä toteutetaan, menetelmiä, joita on muutettava, ja tapoja tehdä muutoksia.
Hankintamenettely
Organisaation on säännöllisesti tarkistettava, noudatetaanko sen asiakirjojen hankintamenettelyä. Tarkastus voi näyttää, onko organisaatiossa tällä hetkellä dokumentointimenetelmä, onko valtuutettu henkilöstö hyväksynyt tarvittavat asiakirjat ja miten käsitellään asiakirjojen tehokkaasti. Tässä osassa tarkastusta voidaan myös näyttää, kuinka helposti saatavilla olevat asiakirjat ovat.
Asiakirjan tallennus
Asiakirjat voidaan tallentaa kopio- tai tietokoneistetuiksi tiedostoiksi. Tarkastuksessa voidaan osoittaa, onko tallennusjärjestelmiä perustettu organisaation tarpeiden mukaan. Tarkastuksessa olisi myös osoitettava, kuinka kauan sekä paperikopiot että tietokoneistetut asiakirjat säilytetään. Tarkastuksessa on selvitettävä, säilytetäänkö asiakirjat hyvässä kunnossa ja suojataan vaurioilta, huonontumiselta tai häviöltä.
Asiakirjojen kuvaus
Tarkastuksessa tulee tarkistaa, miten asiakirjat kuvataan organisaation arkistointijärjestelmässä. Asiakirjat voidaan luetella nimen, numeron tai kuvaavassa muodossa. Asiakirjassa voi olla lyhyt ja asianmukainen kuvaus, jotta se on helpompi paikantaa. Tarkastuksen tulee osoittaa, onko asiakirjoja järjestelmällisesti versionumeron ja tarkistuspäivän mukaan.
