Todellisen kriisitilanteen tunnusmerkkien ymmärtäminen on avain tehokkaan kriisinhallintasuunnitelman kehittämiseen. Toisin kuin yksi tai jopa joukko epämiellyttäviä uutisia, todelliset kriisitilanteet häiritsevät tavanomaista liiketoimintaa ja vaativat näin ollen vastausstrategiaa, joka ei liity negatiiviseen lehdistöön. Vaikka kaksi tilannetta ei ole sama, järjestöt, joilla on kriisisuunnitelmat, ovat paljon paremmat mahdollisuudet torjua myrskyä ja pitkän aikavälin maineen selviytymistä.
Kerää tietoa, artikkeleita, tapaustutkimuksia ja analyysejä viimeaikaisista kriiseistä, jotka vaikuttavat sekä toimialasi sisä- että ulkopuolella. Huomioi parhaita käytäntöjä koskevat suositukset ja mahdolliset yleiset ongelmat.
Katsokaa organisaatiota ja määrittele ongelmia, jotka voisivat kehittyä kriisitilanteiksi. Kysymykset voivat kattaa organisaation, ja niihin voi sisältyä yrityksen johtajuus, huolenaiheita, kasvava luettelo turvallisuusrikkomuksista tai negatiivisia uutisia.
Havaittujen ongelmien varalta on huomioitava, mitkä ongelmat edellyttävät muita viestintävastauksia, kuten lääketieteellisten tai lainvalvontaviranomaisten apua. Varmista lisäkoulutusta tai tunnista henkilökunta etukäteen auttaaksesi ketään, joka on fyysisesti tai henkisesti loukkaantunut kriisitilanteessa.
Valmistele julkinen viestintästrategia kullekin kriisiryhmälle. Viestintästrategian osatekijöitä ovat puhepisteet, verkkosivut, tietolomakkeet, informatiiviset rivit ja ennen kaikkea tiedottajan tunnistaminen.
Nail logistiikka sekä tiedotusvälineille että kriisitilanteille. Tunnista esimerkiksi huone tai huoneet, jotka voidaan helposti muuntaa lehdistöalueeksi ja suunnitella reportteritarpeita, kuten liitettävyyttä, satelliittirakenteiden tilaa ja haastatilaa. Sopimus alueellisten hotellien kanssa, jotta huoneet tai turvallinen ja yksityinen tila saataisiin uhreille tai perheenjäsenille.
Harkitse mahdollisuutta palkata ulkopuolisia asiantuntijoita ja tutkia kriisiviestinnän konsultointiyrityksiä. Jopa parhaiten valmistautuneet organisaatiot voivat tarvita ulkopuolista apua, jos kriisin koko ja laajuus eivät kuulu organisaation vastauskykyyn.
vinkkejä
-
Kriisinhallinnan parhaat käytännöt ja saadut kokemukset ovat kriittinen mutta usein unohdettu osa tehokasta suunnittelua. Monet ammattijärjestöt, kuten Association for Association Leadership, tarjoavat alan erityisneuvontaa kriisin navigoinnissa. Akateemiset lehdet, kuten Communications Quarterly, sisältävät tutkimuksia ja perusteellisia analyysejä kriiseistä ja muista viestintäasioista. Verkkosivujen etsintä yleispalvelun verkkosivustoista kerää tietoa ja analyysiä korkean profiilin kriisitapauksista.
Vaikka kriisinhallinnan suunnittelu alkaa usein viestintäosastolta, tehokkaimmat suunnitelmat luodaan organisaation johtajien tuella. Luonut luonnoksen, pyydä osastopäälliköitä ja palautetta.
Varoitus
Teknologian parannukset, työntekijöiden vaihtuvuus ja muuttuvat odotukset siitä, miten organisaatiot kommunikoivat, merkitsevät, että kriisinhallintasuunnitelmat muuttuvat nopeasti. Tehokas suunnitelma olisi päivitettävä säännöllisesti. Päivitykset voivat sisältää muita kriisitapauksia tai yhteystietojen muutoksia.
