Kirjanpitotyöntekijät käsittelevät paljon paperityötä ja ilman arkistointijärjestelmää toimisto voi nopeasti tulla sotkuksi. Kirjanpito-osastoilla on yleistä, että niissä on monia arkistokaappeja, lukitut lukitukset mukaan lukien, palkanlaskennan ja muiden luottamuksellisten tietojen turvaamiseksi. Pääsy taloudellisiin tiedostoihin ja tietoihin olisi rajoitettava - toimistot eivät saa sijaita julkisissa tiloissa. Arkistointijärjestelmän käyttöönotto tilitoimistossa aiheuttaa tiettyjä haasteita, mutta se voidaan tehdä onnistuneesti ja lisätä osaston tehokkuutta.
Määritä kahdenlaisia tiedostoja. Yksi arkistokaappi tai -laatikko on päivittäisiä tiedostoja, jotka varastoidaan tavallisesti pois vuoden lopun jälkeen. Nämä tiedostot sisältävät suurimman osan kuluista ja tuloista. Toiset tiedostotyypit liittyvät sellaisten pysyvien tai pitkän aikavälin kohteiden varastointiin, joita on käytettävä ajan myötä. Esimerkkejä ovat käytännöt ja menettelyt, sopimukset, käyttöomaisuus, vakuutukset ja muut asiakirjat, joita ei voida vetää pois vuoden lopun jälkeen.
Tiedoston dokumentointi tyypin mukaan. Kustannukset jätetään erillään palkkasummasta ja muista kirjanpidon aloista. Älä sekoita ja sovi. Jos tietyt liiketoimet kuuluvat useampaan kuin yhteen alueeseen, kuten kuluihin ja kiinteään omaisuuteen, tee kopioita paperityöstä ja laita asiakirjat molempiin tiedostoihin. Kulut voidaan toimittaa aakkosjärjestyksessä toimittajien nimien mukaan, kun taas kiinteän omaisuuden tiedostot voidaan luokitella ostopäivien mukaan. Yrityksestäsi riippuen tulojen varmuuskopiointi tehdään vastaanottopäivämäärän tai talletuspäivämäärän mukaan, jotta pankkien yhteensovittaminen helpottuu myöhemmin.
Käytä eri värejä tiedostojen kanssa. Voit esimerkiksi tilata kaikki kulut punaisissa kansioissa, vihreissä tuloissa ja sopimuksissa keltaisissa kansioissa. Jos etsit tuloja, mene suoraan vihreisiin kansioihin säästämällä aikaa ja energiaa. Jos näet punaista tiedostoa, voit siirtää sen oikeaan säilytyskaappiin ilman ongelmia tai viiveitä. Värikoordinointi helpottaa arkistointia.
vinkkejä
-
Luo kuuma tiedosto, jossa asetat välittömästi huomiota vaativat kohteet ja säilytät sen pöydällä.
