Liittovaltion työlainsäädäntö edellyttää, että työnantajat pitävät kirjaa tarkasti työntekijän työajasta. Työntekijöiden tarkkaileminen työajastaan aikakortilla, joko käyttämällä kelloa tai käsinkirjoitettua asiakirjaa, edellyttää työnantajan noudattavan tiettyjä sääntöjä, jotka on kuvattu Fair Labour Standards Actissa (FLSA).
Kirjanpito
Työntekijän aikakorttiin tallennettuja tietoja pidetään virallisena asiakirjana. Tarkkoja tietoja, jotka on pidettävä kirjattuna, ei ole tarkasti määritelty, mutta USA: n työministeriö ehdottaa, että päivien täysi päivämäärä ilmoitettaisiin ajoissa ja aikarajoituksissa, samoin kuin päivien kokonaiskesto. Kunkin työntekijän aikakortit on säilytettävä vähintään kahden vuoden ajan. Työministeriö vaatii työnantajia pitämään arkistot saatavilla tarkastusta varten. Säilytä tiedot helposti saatavilla olevasta paikasta, koska sinua pyydetään antamaan lisätietoja, jotka perustuvat kullakin aikakortilla lueteltuihin tietoihin. Pidä työntekijän tiedot kahden vuoden ajan, vaikka hän ei enää työskentele.
Ajan myötä
Aikakortilla käytettyjen työtuntien tarkka kirjanpito on olennaisen tärkeää määriteltäessä, onko työntekijöille maksettava ylityökorvaus. Työntekijöillä on oikeus saada ylimääräistä palkkaa tunneista, jotka on ilmoitettu aikakortilla, joka on yli 40 vuotta tietyssä työviikossa. FLSA kuvailee työviikkoa seitsemänä peräkkäisenä vuorokautena, joka voi alkaa milloin tahansa valitsemasi viikon päivänä tai yhteensä 168 jatkuvaa tuntia. Työntekijälle on maksettava vähintään 1/2-kertainen määrä riippumatta siitä, mikä on normaali tuntihinta jokaista ylityötuntia kohden. Jotkut työntekijät ovat vapautettuja ylityökorvauksista, kuten tietyntyyppisistä myyjistä, toimeenpanevista ja ammattitaitoisista työntekijöistä, maataloustyöntekijöistä ja muista. Lisätietoja työntekijöiden vapautuksista on alla olevassa resurssiosassa.
Kirjallinen politiikka
Kehitä standardeja, joita työntekijät odottavat noudattavansa työtuntien tallentamisessa, kuten tarkat aloitus- ja lopetusajat, tuntien määrän, joka heidän on työskenneltävä päivittäin, ja kuinka paljon aikaa on annettu taukoja varten. Varmista, että jokainen työntekijä tietää, että he ovat työskennelleet väärien tallennustuntien tai työtoverin aikakortin tahallaan. Selvitä, mitä kurinpitotoimia teette, jos näitä menettelyjä ei noudateta, mukaan lukien mahdollinen irtisanominen. Siinä tapauksessa, että työntekijä haastaa sinut laillisesti, kun he ovat saaneet maksua, ohjeiden selittäminen, jossa selvitetään työaikasi dokumentointia, auttaa pitämään väitteen puolella.
