Osto-osaston keskeisenä tehtävänä on hankkia liiketoiminnassa käytettäviä tarvikkeita tai tavaroita. Tätä tehtävää toteuttaessaan sen tavoitteet ovat tavarantoimittajien ydinsuhteiden rakentaminen ja ylläpito, tavaroiden parhaan arvon saaminen ja kaikkien asiaankuuluvien dokumentointitoimien koordinointi tarkasti ja tehokkaasti.
Toimittajasuhteiden rakentaminen ja ylläpito
Historiallisesti ostot keskittyivät suurelta osin tarjousten pyytämiseen, jonka tavoitteena oli saada mahdollisimman alhaiset kustannukset. Utahin yliopiston terveydenhuollon organisaatio toteaa kuitenkin hankintapolitiikassaan, että kilpailun tarjouskilpailuja käytetään julkaisun ajankohtana vain tarpeen mukaan. Sen sijaan monet yritykset luottavat osto-osastoihin mahdollisten toimittajien tunnistamiseen, vuorovaikutukseen heidän kanssaan ja luotettavien suhteiden kehittämiseen parhaiden tarjoajien kanssa. Tämä lähestymistapa vahvistaa tavarantoimittajan ja ostajan yhteisiä tavoitteita mahdollistaa joustavuuden tai sopeutumiskyvyn parantamisen kun esteet haittaavat logistiikan ja jakelun luonnollista virtausta.
Parhaan tavaran hankkiminen
Tavoitteena on, että tavaran paras arvo saadaan, kun se liittyy läheisesti toimittajayhteyksien ylläpitoon. "Paras arvo" sisältää kohtuullisen hinnan ja laadukkaiden tuotteiden tasapainon. Esimerkiksi jälleenmyyjä tarvitsee hyviä hintoja voittojen saamiseksi, mutta se tarvitsee myös laadukkaita tavaroita ostajien houkuttelemiseksi. Siksi, osto-osaston on vertailtava eri toimittajien hintapisteitä laatuun ratkaisuja. Akronin yliopisto toteaa hankintakäsikirjassaan, että sen keskitetty osto-osasto hoitaa tämän vastuun hankintojen hallinnoinnissa kaikissa organisaatioyksiköissä.
Asiaankuuluvien asiakirjojen koordinointi
Ostoprosesseihin liittyy luonnollisesti paljon paperityötä ja dokumentointia. Utah University of Utah Health Care -järjestö toteaa, että osto-osaston tehtävänä on ylläpitää sopimusasiakirjoja kaikista aktiivisista toimittajasuhteista. Ostotoiminnot liittyvät myös sellaisten organisaatioiden kirjanpitoon, jotka käyttävät yritysresurssien ohjelmistoja, jotka mahdollistavat kirjanpitotoimintojen suoran liittämisen olemassa oleviin ostotilauksiin ja tilimaksuihin. Joissakin tapauksissa prosessi on automatisoitu. Siksi, osto-osastolle on yhtä tärkeää, että ostotilauksen ja tapahtumien yksityiskohdat otetaan huomioon kuten kirjanpito-osastolle.
