Vaikka olisit vain työskennellyt lyhyessä ajassa, tiedätte, että huolellinen kirjaaminen, nykyisten hankintakäytäntöjen arviointi, uusien toimittajien suhteiden etsiminen ja sen varmistaminen, että toimintajärjestelmät on suunniteltu tehokkaasti, ovat avaimet järjestetylle ostososastolle. Riippumatta siitä, oletko juuri tuonut sinut muuttamaan olemassa olevaa jakoa kaoottisesta järjestykseen, vai haluatko vain olla varma, että kaikki liikkuu tehokkaasti muutamien häiriöiden takia, tämä artikkeli voi osoittaa sinut oikeaan suuntaan.
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
Ohjelmisto
-
Asiakirjojen ostaminen
-
Toimintakäsikirja
-
Tarkastettu varastointi / varastotoiminta
-
Turvajärjestelmä (valinnainen)
Aloita hankintaosaston tiedostojen ja menetelmien tarkastaminen nykyisen järjestelmän arvioimiseksi. Seuraa työntekijöiden tai osastojen tilaamia kohteita ja tarkista valtuutettujen myyjien suorituskyky. Käy osastopäälliköillä keskustelemaan aikaisemmista ostokokemuksista. Hanki palautetta siitä, miten osaston käsittely-, seuranta- ja toteutusmenetelmiä voidaan parantaa.
Hanki lupa laatia uusi osto-osaston toimintakäsikirja, joka perustuu osastopäälliköiden saamiin palautteisiin, jos nykyistä opasta ei ole tai on käynyt ilmi, että nykyinen versio ei toimi. Kirjoita, muokkaa ja levitä luonnoksia asiaankuuluville päätöksentekijöille. Lähetä kopioita julkaisusta johtajille, jotta heillä on lähtökohta tuleville ostopyynnöille.
Tarkastusasiakirjat, joita yrityksesi käyttää ostotoimintojen suorittamiseen. Tarkista ostotilauksen kieli, tarkista yrityksen tarjousasiakirjat ja lomakkeet, arvioi yhteinen tarjonta ja muut paperityöt. Tee tarvittaessa muutoksia turvallisuuden ja tehokkuuden lisäämiseksi tilattujen tuotteiden toimituksessa.
Tarkista ja analysoi yrityksen varastotarvikkeita, jotka on tällä hetkellä varastoitu paikan päällä tai pois. Tarkista kaikki varastot olemassa olevista asiakirjoista. Merkitse ylijäämät ja puutteet, jotka ovat jatkuvasti kysyttyjä, kuten toimistotarvikkeita. Arvioi, miten poimijat ja pakkaajat hankkivat ostoksia. Tee parannuksia tapaan, jolla ne varastoidaan leikkaakseen tehottomuutta.
Arvioi nykyiset teline-, poiminta- ja pakkausoperaatiot - varsinkin jos huolimattomuus on johtanut varkauksiin, varastoon jäämättömään ja viivästymiseen työntekijöiden tarvikkeiden hankkimisessa ajoissa. Tutki tietoturvajärjestelmän asentamisen viisautta, jos sellaista ei ole jo olemassa, toimimaan rikoksen varoittavana tekijänä varastoalueilla.
Laadi laadunvalvontaohjelma niin, että poimijat, pakkaajat, kirjanpito ja ostot saavat kriittistä tietoa samanaikaisesti tarjonnan siirroista; varsinkin kun tiedot liittyvät takaisinostoihin, työvoiman lakkoihin, viallisiin tai vaurioituneisiin tavaroihin - odottamattomaan tilanteeseen, joka voi vaikuttaa osto-osaston kautta saapuvien materiaalien vastaanottamiseen ja maksamiseen.
Pidä ajan tasalla alan trendeistä oppia uusia tekniikoita osto-osastotoimintojen järjestämiseen. Suunnittele tilannekatsauksen edistymisraportti, jotta voit päivittää hallinnan järjestelmällisesti tilausten tilauksen mukaan, joten et viettää puolet päivästäsi vastaamaan samaan kysymykseen: ”Milloin voin odottaa saavansa tilaamani muistilaput heinäkuussa?"
