Projektipäällikkö kokoontuu säännöllisesti sisäisten projektiryhmän jäsenten kanssa keskustelemaan hänen nykyisistä projekteistaan. Lisäksi projektipäällikkö voi helpottaa kokousten järjestämistä projektin sidosryhmien, johtoryhmän ja asiakkaiden kanssa hankkeen käynnistämiseksi ja pitää käynnissä olevia kokouksia, joiden tarkoituksena on päivittää projektiaan ja vastata kysymyksiin aikatauluista ja talousarvioista. Jokaisen projektikokouksen valmistelu on avainasemassa, kun hyödynnetään sekä aikaa että kokouksen osanottajia.
Kutsu asianmukaiset henkilöt hankkeen kokoukseen. Määritä tavoitteet, jotka sinun on täytettävä kokouksessa kutsutun perusteella. Jos tapaat projektiryhmän jäseniä, voit asettaa tavoitteita saada tilapäivityksiä, ratkaista sisäisiä ongelmia ja saada ryhmän jäsenet jakamaan tietoja keskenään projektista. Jos tapaat projektin sidosryhmien, johtajien ja asiakkaiden kanssa, sinun tavoitteena on tarjota yleisiä virstanpylväitä ja vastata kysymyksiin.
Pyydä kutsutut esityslistan aiheet useita päiviä ennen kokousta. Kysy kysymyksiä ja keskustelukysymyksiä hankkeen yhteydessä olevista henkilöistä sen sijaan, että olette väistäneet yllätyskäyräpalloa kokouksessa. Näin voit aikaa valmistautua ja kutsua muita, jotka voivat tukea sinua kokouksessa. Ennakoi, mitkä kutsut haluavat kuulla ja keskustella hankkeesta. Jos esimerkiksi tiedät, että asiakkaat haluavat keskustella markkinointimateriaaleista, saada päivityksiä viestintäosastolta ja kutsua edustaja kokoukseen.
Luo virallinen kokouksen esityslista. Luettele kokouksen tiedot, kuten kokouksen nimi, päivämäärä, kellonaika, sijainti ja neuvottelupuhelun numero sivun yläreunassa. Luettele esityslistan aiheet, kuten hankkeen virstanpylväiden tila; toiminnallisten liiketoiminta-alueiden, kuten tietotekniikan, markkinoinnin, oikeudellisten ja muiden asiaankuuluvien osastojen asema; hankkeen talousarvio; Seuraavat vaiheet; ja muut aiheet, joita muut ovat ehdottaneet.
Lähetä kaikki kutsut sähköinen kokouskutsu ja esityslista. Sisällytä projektisuunnitelma tai tilaraportti keskusteluasi tilasta ja aikajanasta. Lähetä kutsu mahdollisimman varhain ja seuraa esityslistan ja liitteiden seurantaa vähintään yksi tai kaksi päivää ennen kokousta. Näin kutsutut voivat tarkastella asiakirjoja ja valmistautua etukäteen.
Tarkista kokouslogistiikka, kuten kokoushuoneen varaukset ja huoneasennus useita päiviä ennen kokousta. Testaa neuvottelupuhelinnumerosi ja web-kokousten kirjautumistunnukset, jotta ne toimivat ja että ne ovat helposti saatavilla. Koska osallistujat työskentelevät todennäköisesti useiden tehtävien parissa, et halua tuhlata kenenkään aikaa viallisten puhelinnumeroiden ja web-linkkien avulla.
