Jopa yhden hengen toimistossa toimistotapahtumien järjestäminen on välttämätöntä liiketoiminnan tehokkaalle toiminnalle. Järjestäytyneen menettelyn luominen helpottaa yrityksen toimintaa ja lyhentää yleiskustannusten, kuten arkistointia, ostamista ja peruspapereiden tekemistä, tarvittavaa aikaa.
Tarvittavat kohteet
-
Tekstinkäsittelyohjelma
-
kirjoitin
-
Kolme rengaskansio
Luo luettelo menettelyistä, jotka on järjestettävä. Varmista, että luet kaikki toimistotoimenpiteet, joita odotatte tekevän tulevaisuudessa, vaikka ne tehdäänkin harvoin.
Määritä henkilö, joka on vastuussa jokaisesta toimistomenettelystä. Jos useampi kuin yksi henkilö on vastuussa, yksilöi henkilö, joka suorittaa menettelyn tehokkaimmin, tai kuka on kaikkein muotoilija menettelyn kuvaamisesta.
Pyydä, että jokainen henkilö kirjoittaa yksityiskohtaisen kuvauksen siitä, miten he suorittavat jokaisen toimiston. Varmista, että jokainen henkilö noudattaa vaiheittaista, selkeää muotoa antamalla mallin tai näytteen siitä, miten jokainen toimisto-menettelyn kuvaus tulisi kirjoittaa. Pyydä, että jokainen henkilö toimittaa kopion kuvauksestaan yhteisessä tekstinkäsittelydokumentin muodossa.
Yhdistä kaikki toimistokäytännön kuvaukset yhdeksi pääasiakirjaksi, joka on järjestetty lukuihin toiminnon mukaan. Voit esimerkiksi ryhmitellä kaikki kirjanpitomenettelyt yhteen lukuun, kaikki toimitusmenetelmät toiseen lukuun.
Tulosta koko asiakirja ja toimita vähintään yksi kolmirengas sideaine, jossa on kaikki toimistomenettelyt. Antakaa jokaiselle työntekijälle erillinen asiakirja, joka kattaa kaikki toimistomenettelyt, joista he ovat vastuussa, ja varmistettava, että kaikki henkilökunta lukee säännöllisesti suorittamiaan asiakirjoja.
