Jos löydät itsesi viettämään tuntikausia etsimällä tiettyä asiakirjaa tai tiedostoa, voi olla aika tarkistaa toimiston organisaatiojärjestelmä. Jos sinulla on useita tiedostoja ja kansioita, niiden kuluminen ja järjestäminen saattaa kestää jonkin aikaa. Loppujen lopuksi se on sen arvoista, koska tiedät tarkalleen, mistä löydät kaiken. Jos sinusta tuntuu ylivoimaiselta koko toimistosta heti, yritä käydä läpi vain yksi alue päivässä, kunnes olet valmis.
Tarvittavat kohteet
-
Saapuneet / Lähtevät
-
Tiedostot
-
kansiot
-
tarrat
-
Arkistokaappi / arkistointilaatikko
Aseta postilaatikko ja Lähtevät-kansio työpöydän toiseen nurkkaan. Pidä kaikki lähtevät laskut, ilmoitukset ja muut postitettavat tai jaettavat postilaatikot. Lähetä nämä tuotteet päivittäin. Aseta saapuvat tiedostot, asiakirjat ja posti postilaatikkoon. Myös päivittäin toimita tai toimita nämä kohteet; näin ollen ne eivät tule sekaviksi.
Luo luokat tiedostoille ja kansioille. Nämä vaihtelevat liiketoiminnan tyypin mukaan. Joissakin luokissa voi olla ilmeisiä merkintöjä, kuten asiakkaita, verotietoja, myyjiä ja tulevia projekteja. Keskity kaikkien asiakirjojen luokitteluun näihin suuriin luokkiin.
Hajota suuret luokat pienempiin alaryhmiin, mikäli mahdollista. Jos yrityksessäsi on esimerkiksi asiakkaita, luo jokaiselle asiakkaalle yksi kansio. Jos asiakkaan asiakirjat ovat liian lukuisia, jotta ne mahtuvat yhteen kansioon, hajota tämä luokka entisestään. Erota asiakastiedosto eri kansioihin eri tyyppisille asiakirjoille.
Merkitse kaikki tiedostosi. CNN Money suosittelee tiedostojen merkitsemistä sen mukaan, miten etsit niitä. Esimerkiksi sen sijaan, että merkitsisit hämärän tiedoston ”Form 27G-28A”, merkitse se ”Laskut” tai vastaava vastaava luokka. Tämä helpottaa asiakirjojen löytämistä nopeasti.
Aseta kaikki asiakirjat arkistokaappiin, arkistointilaatikkoon tai vastaavaan astiaan. Jos sinulla on monia tiedostoja, pidä ne, joita käytät useimmiten pöydän vieressä. Jos loppuu toimistotila, pidä tiedostoja, joita voit käyttää vain kerran vuodessa erillisessä kaapissa tai kokonaan toisessa huoneessa.
Pidä erillinen kasa asiakirjoja, jotka on tarkoitettu roskakoriin lajittelemalla tiedostoja. Vanhojen ja merkityksettömien asiakirjojen ajoissa murskaaminen on avain järjestäytyneen toimiston ylläpitämiseen. Jos et ole varma, voitko luovuttaa asiakirjan, valitse yksi kansio mahdolliseen roskakoriin ja säilytä asiakirja siellä, kunnes voit murtaa.
