Varautumiskirje sisältää suunnitelmat ja menettelyt, joita liiketoimintayksikkö seuraa, jos tapahtuu jotain, joka saattaa vaikuttaa yhtiön toimintaan joko positiivisesti tai negatiivisesti. Kirjeessä selitettäisiin, miten vastata tulipaloon tai tietojen häviämiseen - tai odottamattomaan onnea, kuten suuri tila. Kokonaisvaltainen varautumissuunnitelma koko liiketoiminnalle voi sisältää lukuisia osastoja, mutta varautumiskirjeessä keskitytään ongelmiin, joita yksittäinen osasto voi kohdata, ja hahmotellaan suunnitelma näiden ongelmien ratkaisemiseksi.
Prosessit ja tehtävät
Kunkin osaston valvojan tulisi laatia varautumiskirje, jossa kuvataan sen käsittelemät liiketoimintaprosessit ja tehtävät, joita se valvoo. Tähän kirjeeseen pitäisi sisältyä kaikki, mitä osasto tekee, jokainen henkilö, jonka kanssa se viestii, mitä tuloksia se tarjoaa ja kun se esittää tuloksia. Esimerkiksi tilinpäätösosastolle laadittavassa valmiuslomakkeessa on osoitettava, miten kirjanpitoosasto viestii myyntiosaston kanssa myyntisaamisten ja niiden viestintämenetelmien tallentamiseksi osto-osastoon maksullisten tilien jäljittämiseksi sekä siitä, miten osasto toimittaa kuukausitulot ja neljännesvuosittain veronpalautukset.
Epäonnistumispisteet
Varautumiskirjeessä tulisi olla kunkin prosessin epäonnistumispisteet. Nämä ovat tapahtumia, jotka voivat häiritä prosessin tai tehtävän suorittamista. Epäonnistumiskohdat voivat vaihdella luonnonkatastrofeista katastrofaaliseen tietojen häviämiseen aina työtovereiden väliseen yksinkertaiseen viestintään. Tilinpäätösraportti, jossa kuvataan kirjanpito-osaston epäonnistumispisteet, voi sisältää viikoittaisen myyntilaskun tai kiintolevyn kaatumisen, joka pyyhkii pois tärkeät tilinpäätökset.
Todennäköisyys ja vaikutus
Toimenpidekirjeen seuraava osa kertoo todennäköisyydestä, että epäonnistumispisteet voisivat syntyä, ja vaikutukset, joita tällaiset vikakohdat voisivat vaikuttaa toimintaan. Kirjain voi näyttää, kuinka joillakin vikakohdilla on suuri todennäköisyys, mutta ne edustavat minimaalista uhkaa, kun taas muut vikapisteet voivat olla erittäin epätodennäköisiä, mutta niillä on tuhoisia seurauksia. Kirjanpito-osaston automatisoitua kirjanpitojärjestelmää koskevassa valmiuslomakkeessa voi olla alhainen todennäköisyys, että yhtiön tiedot eivät pysy ajan tasalla, mutta kirjeessä voidaan myös osoittaa, miten järjestelmän vika voi vaikuttaa vakavasti osaston toimintaan.
Varautumissuunnitelma
Varautumiskirje sisältää toimintasuunnitelman, jossa hahmotellaan vaiheet, joita osasto toteuttaa, jos vikailmoitus tapahtuu, jolloin osasto voi toimia vikapisteen ympärillä, kun se suorittaa tarvittavan tehtävän. Vaikka valmiuskirjassa esitetyt toimet eivät välttämättä ole tehokkain tai kätevin tapa suorittaa tehtävän, he saavat työnsä. Kirjanpito-osaston varautumiskirjeeseen sisältyvä toimintasuunnitelma voi sisältää vaiheita, joissa käytetään paperirekisterikirjoja ja laskinta, jos tietotappio kaatuu kiintolevyltä.
