Organisaation budjetointi, joka tunnetaan myös nimellä vuotuinen suunnitteluprosessi, on suunniteltu antamaan johtajille suunnitelman yrityksen toiminnasta. Talousarvio osoittaa, mitä yritys aikoo käyttää tulojen tuottamiseksi, mitä ennustetut tulot ovat ja mitä voittoa yhtiö ansaitsee, jos se saavuttaa tulotavoitteensa. Jopa yrityksissä, joissa budjetointijärjestelmä on ollut käytössä jo useita vuosia, prosessi ei ole täysin tehokas.
Perinteinen lähestymistapa
Perinteinen lähestymistapa budjetointiin on yhdistelmä ylhäältä alaspäin ja alhaalta ylöspäin suuntautuvia budjetointimenetelmiä. Ylhäältä alaspäin suuntautuva ylimmän johdon asettamat tavoitteet vuodelle ja niiden välittäminen komentoketjussa. Alhaalta ylös -suunnittelussa osastopäälliköt laativat budjetit liiketoimintasegmentille, josta he ovat vastuussa, ja lähettää budjetin ylimmälle johdolle konsolidoitavaksi yrityksen koko talousarvioon tai suunnitelmaan.
Epärealistiset tavoitteet
Ylimmän johdon asettamat tavoitteet sisältävät erityisiä tulon kasvutavoitteita sekä menoja koskevia ohjeita. Yhtiö voi asettaa tavoitteen lisätä tuloja 10 prosenttia tai leikata kustannuksia 5 prosenttia. Ellei alkuun pääseviä ihmisiä pyydetä antamaan tuloksia osastojen johtajilta, jotka ovat vastuussa tulosten saavuttamisesta, alemman tason johtajat näkevät tavoitteet todennäköisesti mielivaltaisina, epäoikeudenmukaisina ja ei saavutettavissa.
Ei sisällä
Alhaalta ylöspäin suuntautuva lähestymistapa voi tarkoittaa, että vain johtohenkilöstö osallistuu osastojen talousarvioiden tuottamiseen - henkilöstö, joka on alle johtotason, ei sisälly prosessiin. Näillä työntekijöillä on usein keskeisiä tietoja, jotka voivat johtaa realistisempaan ja saavutettavissa olevaan suunnitelmaan. Myyntihenkilöstö voi esimerkiksi tietää, että tietyt tuotteet ovat alkaneet laskea suosiotaan asiakkaiden keskuudessa, joten markkinointiresurssit tulisi käyttää tuotteisiin, joilla on suurempi kasvupotentiaali.
Budjetti menee aina ylös
Talousarvion valmistelemiseksi osastopäälliköt ottavat usein viime vuoden budjetin ja lisäävät lisämäärän, kuten 8 prosenttia, oletettujen kustannusten nousun kattamiseksi. He eivät vie aikaa tarkastella kaikkia rivikustannuksia nähdäkseen, onko olemassa alueita, joilla varat hukkaan. Heidän pitäisi tehdä etsimään menoja, jotka eivät edistä tehokkuuden tai tulojen kasvua ja vähentäneet niitä ensi vuoden talousarviosta, eivätkä lisänneet niitä 8 prosenttiin.
Pehmustelu, sitten leikkaus
Maustetut osastopäälliköt ovat taitavia pelaamaan "budjettipeliä". He tietävät, että ylimmän johdon budjetti ottaa heidät ja leikkaa siitä jonkin verran, joten he pyytävät enemmän rahaa kuin ne todella tarvitsevat. Kun tarkistettu talousarvio on hyväksytty, kävi ilmi, että he saivat kaiken mitä halusivat. Tämä rankaisee muita johtajia, jotka olivat vilpittömästi pyrkineet esittämään realistisia kustannusennusteita, ja sitten niiden oli käsiteltävä talousarvionsa vähentämistä.
Jäykkyys
Yritykset voivat käyttää talousarviota pikemminkin rangaistuksena kuin ohjeena. Johtajat, jotka eivät juuri saavuta ennustustuloksia, joutuvat ylimmän johdon vakavaan kritiikkiin, ja he voivat jopa saada huonoja tulosarviointeja. Totuus on, että yritys saavuttaa harvoin ennusteensa. Liian monet muuttujat vaikuttavat yhtiön tulokseen, mukaan lukien kilpailijat vahvistuvat tai talous heikkenee. Ylimmän johdon on otettava nämä tekijät huomioon arvioidessaan osastopäällikön suorituskykyä eivätkä tarkastele pelkästään budjetin variaatioita.
